Mit digitalen Prozessen zur zukunftsfähigen Organisation

Lernen Sie unseren Envisioning Workshop kennen und lassen Sie sich im Erstgespräch inspirieren.

Im Herzen Ihrer Tätigkeit steht die Gemeinschaft – und der Wunsch, einen tiefgreifenden Beitrag für die Gesellschaft zu erbringen. Damit Ihnen das in unserer digitalen Welt, in Ihren täglichen Abläufen und der Zusammenarbeit im Team gelingt, haben wir den Envisioning Workshop Prozesse entwickelt.

In einer Welt der digitalen Transformation ist es wichtig, Prozesse neu zu denken und zu transformieren.

Im Envisioning Workshop schauen wir – passend zu Ihrer Strategie – mit visionärem Blick auf das Thema Prozesse. Welche das sein können, zeigen unsere Beispiele aus der Praxis. Anhand eines gemeinsam identifizierten Prozesses zeigen wir auf, wie Sie die Voraussetzungen und den Rahmen für dessen Digitalisierung schaffen und unterstützen Sie optional bei der Umsetzung.

Beginnen Sie mit uns gemeinsam diese transformative Reise, die Ihre digitale Kultur reifen lässt und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt.

Unser Envisioning Workshop im Überblick

Inspiriert von Ihrem Engagement und den individuellen Herausforderungen Ihrer Organisation haben wir den Envisioning Workshop in drei Phasen konzipiert:

Phase 1 | Interview: Wir hören zu und verstehen, um gemeinsam zu identifizieren, mit welchem Prozess Ihre digitale Reise beginnt. Bis zum Workshop-Tag bauen wir einen Showcase Ihres Prozesses.

Phase 2 | Workshop: Im Zentrum des Ein-Tages-Workshops stehen die Möglichkeiten der Digitalisierung Ihres Prozesses. Wir zeigen den Showcase, vermitteln Wissen, wie mit Hilfe eines Automatisierungstools – wie Microsoft Power Platform – Prozessautomatisierung und -digitalisierung funktioniert und geben einen Überblick, welche Schritte zu gehen sind, damit Sie starten können.

Phase 3 | Dokumentation: Als Ergebnis des Envisioning Workshops erhalten Sie eine PowerPoint-Präsentation im Layout Ihrer Organisation, die die gewonnenen Erkenntnisse rund um Ihren Prozess, individuelle Handlungsfelder und Ihre Strategie enthält. Für Sie ist diese Dokumentation ein Sammelwerk, das sie sofort als Multiplikator in Ihrer Organisation nutzen können und womit sie Ihre Prozessdigitalisierung starten können.

Lassen Sie uns gemeinsam diesen wegweisenden Schritt gehen.

Phase 1 | Interview:

  • Remote
  • 60 Minuten
  • Entscheider/Verantwortliche
  • 1 Consultant


Identifikation des Prozesses als Basis für den Showcase, den wir im Anschluss für Sie bauen.

Phase 2 | Workshop:
  • Remote oder vor Ort
  • 1 Tag
  • bis zu 15 Teilnehmende
  • mind. 1 Consultant

Zeigen des Showcase und der Möglichkeiten, die es für Ihren Prozess gibt. Vorstellen des Automatisierungstools. Überblick über die erforderlichen Schritte vor dem Start.

Phase 3 | Dokumentation:

  • Remote
  • 60 Minuten
  • Entscheider/Verantwortliche
  • 1 Consultant


Durchsprache und Versand einer PowerPoint-Präsentation in Ihrem Layout, die Erkenntnisse, Handlungsfelder und Ihre Strategie enthält. Damit können Sie intern Projekt und Budget beauftragen.

Einmaliger Preis: 2.900 €*

*Das Angebot gilt für Bistümer, Landeskirchen, kirchliche Sozialwirtschaft, kirchennahe Organisationen sowie Organisationen aus dem Non-Profit-Bereich. Das trifft auf Sie nicht zu? Dann lassen Sie uns sprechen.

Einmaliger Preis: 2.900 €*
Einmaliger Preis: 2.900 €*

*Das Angebot gilt für Bistümer, Landeskirchen, kirchliche Sozialwirtschaft, kirchennahe Organisationen sowie Organisationen aus dem Non-Profit-Bereich. Das trifft auf Sie nicht zu? Dann lassen Sie uns sprechen.

Die Vorteile des Envisioning Workshops für Sie

Der Workshop trägt dazu bei, eine Kultur des digitalen Denkens in der Organisation zu etablieren, in der Innovation und kontinuierliche Verbesserung als Teil des täglichen Handelns angesehen werden. 

Der Workshop ermutigt zur kreativen Nutzung von Technologie, um bestehende Prozesse neu zu denken. Dies kann zur Entwicklung neuer Formen der Zusammenarbeit und neuer Angebote und Dienste führen, die Ihre Organisation attraktiv, wertetreu und erfolgreich bleiben lassen.  

Automatisierte Prozesse reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und helfen Ihnen, ethischen und rechtlichen Verpflichtungen gerecht zu werden; dazu gehören die Aspekte Datenschutz, Cyber Security, Compliance, Berechtigungen etc.

Ob für angestellt oder ehrenamtlich Mitarbeitende, Mitglieder, Kunden, Klienten oder die Öffentlichkeit als solche: digitale Lösungen tragen dazu bei, Erfahrungen ganz neu zu gestalten. Sei es durch schnellere Servicezeiten, personalisierte Angebote oder neue Kommunikationskanäle. Zufriedene Menschen sind treuer, tragen Ihre Mission weiter und fördern so die Attraktivität Ihrer Organisation.

Durch die Digitalisierung von Prozessen können Abläufe schneller, sicherer und mit weniger Aufwand durchgeführt werden, was sich gleichzeitig auf die Kostenintensität auswirkt. Durch die Einführung digitaler Prozesse können Sie Mittel, die Ihnen anvertraut wurden, klug und sparsam verwenden. Dies bedeutet mehr finanziellen Spielraum und Fokus in Ihren Projekten und mehr Unterstützung derer, die Sie betreuen.

Entwickeln Sie Ihren ersten digitalen Prozess mit uns.

Jetzt ist der Moment, um den ersten Schritt zu gehen. Füllen Sie das Formular aus und sichern Sie sich Ihr persönliches Erstgespräch zum Envisioning Workshop.

AppSphere fokussiert sich auf echten Mehrwert und individuelle Lösungen, die perfekt zu Ihren Zielen und der Kultur Ihrer Organisation passen.

Lassen Sie uns Ihre digitale Reise gemeinsam beginnen.

Jetzt Erstgespräch vereinbaren

Unverbindlich – Kostenfrei – Persönlich

Im Erstgespräch lernen Sie den Envisioning Workshop Prozesse kennen und erhalten Inspiration für die Prozessdigitalisierung und deren Nutzen für Ihre Organisation.

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Entwickeln Sie Ihren ersten digitalen Prozess mit uns.

Jetzt ist der Moment, um den ersten Schritt zu gehen. Füllen Sie das Formular aus und sichern Sie sich Ihr persönliches Erstgespräch zum Envisioning Workshop.

AppSphere fokussiert sich auf echten Mehrwert und individuelle Lösungen, die perfekt zu Ihren Zielen und der Kultur Ihrer Organisation passen.

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Im Erstgespräch können Sie den Envisioning Workshop Prozesse kennenlernen und Inspiration für die Prozessdigitalisierung und deren Nutzen für Ihre Organisation erhalten.

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Inspiration aus der Praxis: Entdecken Sie Ideen für Ihre Prozessdigitalisierung

Erfahren Sie, wie Sie mit inspirierenden Beispielen aus unseren Kundenprojekten den ersten Schritt in die Digitalisierung meistern können.

Berechtigungskonzepte neu gedacht: Sichere und moderne Zugriffssteuerung

Digitalisierte Prozesse ermöglichen die automatische Steuerung von Zugriffsrechten und Berechtigungen. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Informationen, Funktionen und sensiblen Daten haben.

Ein Beispiel ist die digitale Liegenschaftsverwaltung. Sie nutzt rollenbasierte Zugriffskontrollen, um zu regeln, welche Mitarbeitende auf bestimmte Immobiliendaten zugreifen dürfen und welche nicht.

Durch klar geregelte Berechtigungen minimieren Sie administrativen Aufwand, erfüllen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen und das alles mit höchster IT-Sicherheit.

Mehrstufige Approval-Flows digitalisieren und strukturieren den Genehmigungsprozess für Anträge oder Dokumente, indem sie eine festgelegte Abfolge von Freigabeschritten vorsehen.

Ein Beispiel sind digitale HR-Systeme, die den Freigabeprozess für Urlaubsanträge automatisieren, indem sie diese – je nach Unternehmensrichtlinien – durch verschiedene Genehmigungsstufen leiten.

Dies verbessert die Effizienz und Transparenz des Genehmigungsprozesses, stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und beschleunigt die Bearbeitungszeit.

Digitale Plattformen bieten umfassende Lösungen zur Verwaltung von verschiedensten Themen, indem sie zentrale Datenhaltung, Kommunikation und Verwaltungsaufgaben integrieren.

Ein Beispiel ist die digitale Mitgliederverwaltung. Diese ermöglicht die zentrale Erfassung und Aktualisierung von Mitgliederdaten sowie die Durchführung von Kommunikationskampagnen oder Events. So wirken Sie automatisch auf die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitglieder ein.

Mit der Automatisierung der Datenerfassung und -pflege verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Mitgliederdaten und reduzieren Verwaltungsaufwand.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sorgen für die Dokumentenerkennung, eine optimale gemeinschaftliche Bearbeitung der digitalisierten Dokumente und zentralisieren deren Archivierung. Der Zugriff und die Suche nach Dokumenten sind einfach und schnell. Mit einer solch digitalen Lösung verbessern Sie die Effizienz und Sicherheit Ihrer Datenhaltung.

Beispiele sind die OCR-Rechnungserkennung (ein digitaler Prozess, der optische Zeichenerkennung (OCR) nutzt, um Texte und Zahlen auf Rechnungsdokumenten automatisch zu identifizieren und in bearbeitbare Daten umzuwandeln) mit anschließender Bearbeitung, Fristsetzung, Bezahlung und Archivierung. Dabei werden Datenschutz- und Compliance-Richtlinien eingehalten.

Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert menschliche Fehler, steigert die Effizienz und verbessert die Compliance-Prozesse durch automatisierte Archivierungsprozesse und sicheren Dokumentenzugriff.

Personalprozesse wie Spesen-/Reisekostenabrechnung, Onboarding und Offboarding oder die Freigabe von Urlaubsanträgen lassen sich durch Automatisierung und zentrale Datenverwaltung optimal digitalisieren.

Ein Beispiel ist der automatisierte Prozess für das Onboarding neuer Mitarbeitender. Durch digitale Workflows erhalten alle zuständigen Abteilungen rechtzeitig die benötigten Informationen.

Die Digitalisierung dieser Prozesse macht Ihre Arbeit effizient und transparent, und verbessert gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden durch einfache Handhabung und eine reibungslose Einarbeitung.

Microsoft 365 verändert die Art und Weise, wie Organisationen ihre täglichen Aufgaben bewältigen. Die Suite bietet neben vielen anderen auch Tools, die Ihre Dokumentenverwaltung, Antragsbearbeitung und die datengestützte Entscheidungsfindung unterstützen.

Ein Beispiel ist SharePoint Online, das es Ihnen ermöglicht, Dokumente nahtlos und in Echtzeit – unabhängig von Ihrem Standort – mit Ihrem Team zu bearbeiten. Ein weiteres Beispiel ist Power Automate, das die Bearbeitung von Anträgen für Sozialleistungen vereinfacht, indem es diese Prozesse automatisiert und beschleunigt. Power BI, als drittes Beispiel, bietet Ihnen die Möglichkeit, durch datengestützte Einblicke Ihre Personalplanung und Dienstleistungen zu optimieren.

Microsoft 365 bietet mehr als nur Effizienzsteigerung. Es fördert die Kollaboration im Team und unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Nutzung dieser Tools können Sie die Dienstleistungsqualität verbessern und gleichzeitig eine agile Arbeitsumgebung schaffen, die auf Innovation und klaren Datenanalysen basiert.

Zwei Beispiele aktueller Kunden

Wir begleiten Unternehmen und Organisationen wie Landeskirchen, Bistümer und Einrichtungen der Sozialwirtschaft dabei, Ihre Tätigkeiten umfassend und sicher in die digitale Welt zu transformieren.

FAQs

Der Envisioning Workshop bietet wertvolle Einblicke in die Möglichkeiten der Prozessdigitalisierung und unterstützt Ihre berufliche Entwicklung durch Erweiterung Ihres Verständnisses für digitale Transformation. Für Ihre Organisation ermöglicht er die Identifizierung und Optimierung geeigneter Prozesse, was zu Zukunftssicherheit – auch in Bezug auf die Attraktivität für Mitglieder und Mitarbeitende – führt. Sie erhalten konkrete Handlungsfelder, um erfolgreich in die Prozessdigitalisierung zu starten, was die Innovationsfähigkeit und Zukunftssicherheit Ihrer Organisation stärkt.

Dieser Workshop ist ideal für Führungskräfte sämtlicher Verwaltungsbereiche in Kirchen, kirchennahen Organisationen und NGOs aller Bereiche. Außerdem für IT-interessierte, die keine spezialisierten Fachkräfte sein müssen und alle, die neugierig auf die Potenziale der Digitalisierung sind.

Um den maximalen Nutzen aus dem Envisioning Workshop zu ziehen, ist Offenheit für neue Ideen und Neugierde auf die Potenziale der Digitalisierung für Ihre Organisation essentiell. Eine positive Einstellung zu Veränderungen und die Bereitschaft, bestehende Prozesse zu hinterfragen, sind ebenso wichtig. Ein gewisses Maß an IT-Affinität erleichtert das Verständnis der technischen Aspekte der diskutierten Lösungen, ist aber keine Voraussetzung. Tiefgreifendes technisches Wissen ist nicht erforderlich, da der Workshop konzeptionelle Einblicke und praktische Anleitungen bietet.

Der richtige Zeitpunkt für Digitalisierung ist jetzt, weil wir in einer Ära leben, in der technologischer Fortschritt und digitale Transformation unsere Gesellschaft und die Art unseres Miteinanders nachhaltig verändern. Seien und bleiben Sie attraktiv für Ihre Mitglieder, Mitarbeitenden und die Gesellschaft als solche.

Optional unterstützen wir Sie nach dem Envisioning Workshop gerne durch individuelle Nachbetreuung. Diese zielt darauf ab, die im Workshop identifizierten Handlungsfelder und Lösungen in die Praxis umzusetzen und gemeinsam mit Ihnen Ihre Digitalisierungsstrategie zu definieren.

Gehen Sie mit uns den Schritt in die Prozessdigitalisierung

Weniger Aufwand für Verwaltung und Organisation – mehr Zeit für Ihre Arbeit mit und an den Menschen.

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