Prozessdigitalisierung am Beispiel des Taufprozesses

Wie Prozesse effizient digital gestaltet werden und mehr Effizienz für alle Beteiligten bieten können, das zeigt Nikolas Hülsmann in seinem Beitrag „Lässt sich der administrative Prozess der Taufe digitalisieren?“

Ende 2022 fand mit und bei Microsoft in München der Hack4Good Hackathon zusammen mit mehreren Kirchen und Microsoft-Partnerunternehmen statt. Auch wir als AppSphere haben tatkräftig mitgewirkt. Ziel des Hackathons war es, die zeitintensiven Verwaltungsschritte einer Taufe digital abzubilden und den Prozess zu vereinfachen. Um das Ergebnis vorwegzunehmen: der administrative Prozess der Taufe ließ sich sehr gut digital abbilden und das Feedback der Hackathon-Jury war überragend.

Alle Beteiligten haben das Engagement und das Ergebnis des gesamten Hackathon-Teams sehr gelobt.

Was sind Herausforderungen der Kirche in Bezug auf den Taufprozess?

Jede Gemeinde oder Pfarrei lebt ihren eigenen Prozess, um alle Informationen für eine Taufe und alle Beteiligten, wie Pfarrer:in, Unterstützende, die Eltern, Paten etc. mit all den benötigten Informationen, Genehmigungen und Wünschen, zusammenzubringen. Das ist sehr zeitaufwändig und benötigt mindestens einen Hauptverantwortlichen seitens der Kirche, bei dem alle Informationen zusammenlaufen und der den Prozess steuert. Gleichzeitig ist dieses Vorgehen wenig transparent für die insgesamt Beteiligten, sodass Rückfragen zum Status oder zur weiteren Vorgehensweise vorprogrammiert sind.

Ein Großteil der benötigten Daten – mit Ausnahme der Meldewesendaten, sofern die Taufeltern Mitglied der jeweiligen Kirchengemeinde sind – wird mit viel Aufwand erhoben und muss über die unterschiedlichsten Wege, wie Post, E-Mail oder aus Gesprächen, zusammengeführt werden.

Die Kernfrage war schnell formuliert: Wie und worüber kann die Kirche in einer zunehmend digitalen Welt einen online-Prozess für die Taufe definieren? In einer Zeit, in der wir Menschen es gewohnt sind, mit dem Handy in der Hand unser Essen zu bestellen, Urlaube zu buchen, unsere Steuererklärung zu machen oder unsere gesamte Haustechnik zu steuern; in der zusätzlich künstliche Intelligenz mehr und mehr Tätigkeiten übernimmt, ist es an der Zeit, auch verwaltungsintensive Prozesse für Gemeindemitglieder, -angestellte und Pfarrer:innen, einfach abzubilden. Mit deutlichem Mehrwert für die Gläubigen und die Kirche. Das Zielbild des Hackathons war damit klar und mit dem Bau des Prototypen konnte begonnen werden.

Im ersten Step wurden die Prozessschritte des bestehenden Prozesses der verschiedenen teilnehmenden Kirchen gesammelt, gesichtet, sortiert und so arrangiert, dass ein Gesamtprozess übrigblieb, der für alle Teilnehmenden stimmig und vollständig war. Mögliche überflüssige Prozessschritte wurden dabei eliminiert, andere verschlankt, optimiert oder ergänzt. Die Prozessschritte wurden im nächsten Step auf der Basis von Microsoft Power Platform in eine browserbasierte Anwendung überführt, die allen Prozessbeteiligten rechtegesteuert Zugriff gewährt und den Prozess Schritt für Schritt – Eingaben-gesteuert und automatisiert – ablaufen lässt. Microsoft Power Platform eignet sich insbesondere deshalb als Lösung für die Prozessdigitalisierung, weil keine oder kaum Programmierkenntnisse notwendig sind.

„Den Taufprozess im Rahmen des Hackathons prototypisch zu digitalisieren war nicht nur ein Erfolg, sondern auch eine große Freude für mich. Die Prozessdigitalisierung mit MS Power Platform ist wirklich einfach, sobald klar ist, welchen Prozess man abbilden will und die Basis für die Digitalisierung – die Definition der Prozessschritte, die nötigen Automatismen sowie Beteiligten und ihre Rechte, definiert hat“, so Nikolas Hülsmann, AppSphere AG.

Die Vorteile der digitalen Lösung für Antragsteller der Taufe:

• Taufantrag und Prüfung erfolgen zeitgemäße online – von zuhause aus oder mobil
• Die digitale Terminfindung ist zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich
• Sämtliche Daten, von den persönlichen Daten der Eltern, Paten und des Täuflings bis hin zum Taufspruch können einfach online eingepflegt werden
• Ein integrierter „Taufspruchfinder“ ermöglicht es, Schritt für Schritt einen geeigneten Spruch zu finden
• Alle Beteiligten haben jederzeit Einblick zu Status, Genehmigungen etc. und wissen letztlich, wann, wo und in welcher Ausgestaltung die Taufe stattfinden wird
• Als kleines Extra wurde die Möglichkeit eingebaut, die Taufurkunde direkt als PDF downloaden zu können

Die Taufe selbst erlebt der Täufling natürlich live und vor Ort. Vereinfacht werden sollen Organisation und Verwaltung, sodass mehr Zeit bleibt für wertvolle Begegnungen mit den Taufeltern im Taufgespräch oder für die inhaltliche Vorbereitung der Predigt beim Taufgottesdienst.

Die Vorteile für Kirche und Pfarrei:

• Die für die Kirche erforderliche Datenerhebung erfolgt vollständig digital
• Meldungen an die Gemeindeämter werden automatisiert versendet
• Alle Beteiligten in Kirche und Verwaltung profitieren von jederzeitiger Nachvollziehbarkeit und Transparenz
• Genehmigungen werden elektronisch erteilt und übermittelt bzw. empfangen

Im Ergebnis gibt es einen geführten Prozess, der sich auf alle angeschlossenen Pfarreien übertragen lässt. Wie schön, den gleichen Informationsstand für alle zu haben, Genehmigungen digital abzubilden und den Prozess insgesamt deutlich beschleunigen zu können.