Copilot für Microsoft 365: Ein Blick auf den aktuellen Reifegrad 

Ein Bericht von Vincent von Witzleben, Masterand bei der AppSphere AG. ChatGPT ist bereits sehr vielen bekannt, Copilot ist die neu von Microsoft vorgestellte KI, die durch ihre Integration in den Microsoft-Kosmos weit mehr als nur ein Chat im Browser ist. Doch wie gut erfüllt Copilot für Microsoft 365 diese Versprechen wirklich?

Der Copilot für Microsoft 365, im folgenden Copilot, ist seit dem 16. Januar 2024 für alle, die die Kosten nicht scheuen, verfügbar. Wir von AppSphere haben es uns nicht nehmen lassen, den Assistenten von Tag eins an, mit inzwischen 25 Pilotusern, genauestens unter die Lupe zu nehmen. Heute möchten wir die ersten Erkenntnisse aus dieser Early-Adopter-Group mit euch teilen. Wir beleuchten den aktuellen Reifegrad von Copilot aus unserer Perspektive kritisch und zeigen positive und negative Aspekte auf.

Unsere Top 3 Features, die wir nutzen:

1. Zusammenfassung von Teams-Meetings

Eine der herausragenden Funktionen von Copilot ist die Teams-Meetingzusammenfassung: Die Integration von Copilot in Microsoft Teams ermöglicht durch die Analyse der Gespräche in Echtzeit oder im Nachgang, die wichtigsten Punkte eines Meetings zusammenfassen zu lassen oder Antworten auf konkrete Fragestellungen zu erhalten. Dadurch können die Teilnehmenden während des Meetings fokussiert bleiben und geführte Diskussionen in der Zusammenfassung von Copilot effizient nachverfolgen. Durch die Identifizierung von Schlüsselaussagen, offenen Punkten, verteilten Aufgaben sowie gemeinsamen Standpunkten oder Meinungsverschiedenheiten trägt Copilot dazu bei, Meetings produktiver und zielgerichteter zu gestalten.

2. Unterstützung bei Recherchen

Copilot bietet auch bei der Recherche eine wertvolle Unterstützung. Mit seiner Fähigkeit, relevante Informationen über den im Browser integrierten Copiloten zu finden, kann Copilot den Prozess der Informationsbeschaffung erheblich beschleunigen. Im Rahmen der internen Informationssuche kann Copilot immense Zeitersparnisse schaffen, indem interne Dokumente automatisiert durchsucht werden. Ebenfalls können – direkt in Word – Berichte, Zusammenfassungen und weitere informative Schriftstücke einfach und effizient aus bestehenden Dokumenten erstellt werden. Aktuell bietet dieser Bereich noch viel Raum für Verbesserungen, der Mehrwert ist für mich persönlich jedoch schon beachtlich. 

3. Effizientes E-Mail-Management und Kommunikationsverbesserung

Integriert in Outlook oder Teams Chat kann Copilot E-Mail- und Gesprächsverläufe zusammenfassen, To-dos identifizieren und auflisten sowie wichtige Informationen während Abwesenheiten, wie beispielsweise Urlaub, kompakt zusammenfassen. Copilot fungiert auch als Coach, indem er Nutzer:innen dabei unterstützt, bessere E-Mails zu verfassen. Von der Verbesserung von Form und Stil bis hin zur Förderung von Freundlichkeit und Effektivität in der Kommunikation ist Copilot ein wahrer Allrounder, der nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Qualität der Kommunikation verbessert.

Drei Herausforderungen im Umgang mit Microsoft Copilot

1. Excel-Integration: Ein holpriger Start

Obwohl Copilot beeindruckende Fortschritte in Bezug auf die Integration in verschiedene Arbeitsabläufe gemacht hat, bleibt die Excel-Integration noch hinter den Erwartungen vieler Nutzer:innen zurück. Während Copilot in der Lage ist, Formeln vorzuschlagen und bei der Datenanalyse zu unterstützen, gibt es noch immer Raum für Verbesserungen, um eine nahtlose Integration in die Excel-Umgebung zu gewährleisten. Eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit und eine breitere Palette von Funktionen könnten dazu beitragen, die Akzeptanz und Effektivität von Copilot in Excel weiter zu steigern.

2. Lernkurve

Die Einführung einer neuen, KI-gesteuerten Arbeitsweise bedeutet für einige Benutzer:innen, eine steile Lernkurve zu erklimmen. Damit Copilot sein volles Potenzial entfalten kann, ist es entscheidend, dass die Anwender:innen seine Funktionen verstehen und effektiv nutzen können. Schulungen und Unterstützung durch Expert:innen sind unerlässlich, um diese Lernkurve zu meistern und den Einsatz von Copilot im Arbeitsalltag zu erleichtern.

3. Mögliche Fehler

Wie bei jeder KI-gesteuerten Technologie ist auch bei Copilot die Möglichkeit von Fehlern oder Störungen gegeben. Um eine Beeinträchtigung der Arbeitsabläufe zu verhindern, ist es wichtig, dass der Mensch weiterhin die entscheidende Rolle des „Piloten“ einnimmt, der die Verantwortung trägt. Es ist unerlässlich, den Output von künstlicher Intelligenz kritisch zu hinterfragen und laufend zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Fazit

Copilot hat bereits in diesem frühen Stadium bewiesen, dass es ein leistungsstarkes Werkzeug ist. Es kann schon jetzt Organisationen dabei unterstützen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und ihre Produktivität zu steigern. Die Integration von Copilot in verschiedene Microsoft-Anwendungen, wie Teams und Outlook, bietet vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Kommunikation.

Der Mensch muss die Kontrolle über die Inhalte behalten. Copilot ist ein nützliches Werkzeug, doch es bleibt der Mensch, der die Entscheidungen trifft und die Verantwortung trägt. Durch Schulungen und kontinuierliches Feedback können Benutzer:innen zielgerichtet das richtige Handling erlernen und das volle Potenzial von Copilot ausschöpfen.

Persönlich bin ich gespannt darauf, wie sich Copilot weiterentwickeln wird. Es gibt noch viele Bereiche, die Verbesserungen brauchen und davon profitieren werden. Beispielsweise bietet die Excel-Integration noch viel Potenzial, die Benutzer:innenerfahrung zu optimieren und Fehler zu minimieren. Dennoch ist schon jetzt klar, dass Copilot eine wertvolle Unterstützung in der täglichen Arbeit ist. Ich freue mich darauf, zu sehen, welche neuen Funktionen und Anwendungen in Zukunft hinzukommen werden.