Der Weg zum digitalen Team-Erfolg mit OKR

Wenn Mitarbeitende zwar an verschiedenen Orten, aber an einem gemeinsamen Ziel arbeiten, muss es gelingen, digital ein Team zu sein. Dass das möglich ist, hat unser Team „innovate & transform“ bewiesen. Geholfen haben dabei die agile Methode „Objectives and Key Results“ (OKR) und technologische Tools, die wir auch unseren Kund:innen empfehlen. Ein Nachmachen ist dringend empfohlen. Sprechen Sie uns gerne an. 

Mit OKR definieren wir bei AppSphere Ziele, die wir aus der Vision und Strategie der Organisation ableiten. Sie gelten unternehmensweit und somit für alle Teams und Bereiche, denn sie sind selbst für ihre Ziele, also Key Results,  und deren Erreichen zuständig.

Die Key Results sollen spezifisch, relevant, erreichbar, zeitgebunden und herausfordernd sein und auf das Objective, das große Ganze, einzahlen. Key Results helfen dabei, den Fortschritt und die Ergebnisse eines Objectives zu verfolgen und zu bewerten. Dabei besteht, wie bei agilem Vorgehen typisch, immer die Möglichkeit, auf dem Weg Anpassungen und Veränderungen vorzunehmen und damit kontinuierliche Verbesserung zu erreichen. Wesentlich dafür ist natürlich Transparenz und Zusammenarbeit.

Als AppSphere-Team „innovate & transform“ bewerkstelligen wir das vornehmlich digital, denn wir Kolleg:innen sind bundesweit verteilt und treiben gleichzeitig gemeinsam Projekte und Ziele voran. Wir kommunizieren und kooperieren per E-Mail, Videoanrufen, mittels Chat-Plattformen und Cloud-Diensten. Was wir Kund:innen empfehlen, tun wir auch selbst: Wir nutzen die Microsoft 365 Plattform. Die Tools, wie beispielweise Teams, OneDrive und SharePoint, optimieren die Zusammenarbeit und verhindern ein Scheitern aufgrund mangelnder Kommunikation oder unausgesprochener Themen. So können wir unsere Flexibilität, Vielfalt und Kosteneffizienz voll ausspielen.

Wie das gelingt? Das Key Result von Februar 2023 zeigt es.

„Jeder Mitarbeitende des Bereichs wird in mindestens 80 Prozent der Zeit gemäß den eigenen Neigungen eingesetzt“. Jede:r Einzelne des Teams wollte besser bzw. zielgerichteter eingesetzt werden. Deswegen haben wir einen digitalen Prozess und ein „Digitales Dashboard“ eingeführt, mit dem diese, für jeden Menschen  unterschiedlich belegten Werte, gemessen und als Team daran gearbeitet werden kann. So verbinden wir heute Mensch und Kultur mit Prozessen und Technik – und erreichen unsere Ziele. 

Herausforderungen gibt es auf drei Ebenen  

Natürlich sind wir bei der Umsetzung der Theorie in die Praxis auf Herausforderungen gestoßen. Diese waren und sind völlig unterschiedlicher Natur, lassen sich jedoch aus dem Weg räumen.

Erste Ebene: Menschlich & kulturell

• Persönliche Interaktion: Verteilte Team-Mitglieder können sich isoliert oder einsam fühlen, wenn sie nicht regelmäßig mit ihren Kolleg:innen kommunizieren oder sich persönlich treffen. Dies wirkt sich eventuell negativ auf die Zufriedenheit, die Team-Kultur und die Zusammenarbeit aus.
• Digitale Führung: Für Führungskräfte ist es wichtig, Mitarbeiter:innen als individuelle Persönlichkeiten zu sehen und entsprechend zu handeln. Was also für Anton gilt, muss nicht für Beate gelten. Wie jede:r tickt, ist auf „Aktenlage“ und ohne persönliche Gespräche allerdings kaum festzustellen. Entsprechend herausfordernd ist die Führung eines digitalen Teams.
• Kontinuierliches Feedback: Wie gut läuft ein Projekt wirklich? Ohne Feedback bleibt das im Dunkeln – und es kann weder Anerkennung, Verbesserung noch Entwicklung geben. Für das Geben und Nehmen von kontinuierlichem Feedback in verteilten Teams lohnt ein System, das sowohl formell als auch informell ist.

Wir haben bei AppSphere einen geschützten Raum geschaffen, um im Team offen und ehrlich über unsere Bedürfnisse als „Mensch und Mitarbeiter:in“ sprechen zu können. 

Zweite Ebene: Prozesse

Es galt, einen Weg und ein Verfahren zu etablieren, um unseren Team-Spirit permanent weiterzuentwickeln. OKR hat geholfen, den Rahmen dafür zu setzen. Dafür bedurfte es der Klärung zweier Fragen: 

• Was bedeutet „persönliche Neigung“? Wie lässt sich eine Definition für persönliche Neigung finden, die für 30 Menschen gleichermaßen passt? Da das jeder anders empfindet, müssen wir ein subjektives Empfinden messbar machen. 

• Was und wann ist gut? Wann fühlen wir uns in unserer täglichen Arbeit gut, auch dann, wenn Aufgaben zu erledigen sind, die weniger Spaß machen, aber dazugehören? Wir haben also in diesem Bereich klar definiert, wie wir die richtigen Fragen stellen und die Antworten interpretieren.

Dritte Ebene: Technisch

Mit der Microsoft 365 Powerplattform verfügen wir über alle Mittel, um einen Prozess zu digitalisieren. Gleichzeitig galt es, technische Fragen zu beantworten. 

• Wie fragen wir die Mitarbeitenden? Welches „Frontend“ wählen wir aufgrund seiner Einfachheit und Geschwindigkeit?
• Wo speichern wir Daten und wie offen und für wen sollten die Daten „einsehbar“ sein? 
• Wie stellen wir die Interpretation der Ergebnisse bestmöglich und einfach dar?

Unser Weg zur Lösung 

Nachdem die Anforderungen ebenso geklärt waren, wie die Herausforderungen, haben wir uns direkt in die Umsetzung gestürzt.

Unsere Definition von Neigung

Zunächst haben wir als Team eine Nullpunktmessung per Microsoft Forms durchgeführt. Sie verdeutlichte, dass es keine eindeutige und digitale Antwort auf die Frage nach der „Neigung“ gibt. Unser Beschluss: Neigung ist ein subjektives Empfinden, die Definition sehr individuell – und das völlig okay. Für Führungskräfte ohne persönlich engen Bezug eine Erleichterung: Die Mitarbeiter:innen definierten ihre Neigung selbst. 

Unser Messen von Neigung

Im Anschluss haben wir als Team beschlossen, dass dieses subjektive Empfinden dennoch messbar und folglich auch optimierbar ist. Was aber sind die richtigen Fragen, um die tägliche Arbeit, um das subjektive Empfinden zu messen? Sie sollten auf jeden Fall ein umfassendes Bild auf das Team geben und möglichst schnell und einfach zu beantworten sein. 

Und noch was zur Technik

Als erste technische Lösung wollten wir ein sogenanntes Minimum Viable Product (MVP) erstellen, also eine Lösung, die schnell und einfach aufgesetzt ist und dann für sich alleinsteht und funktioniert. Dafür folgten wir mehreren Etappen der Entwicklung:  

1. Quick& Dirty (MVP):

• Frage an die Mitarbeiter:innen per E-Mail und Microsoft Forms
• Datenablage in Microsoft Excel
• Auswertung in Microsoft Excel und Pivot
• Automatisierung in Microsoft PowerAutomate

2. Pilotierung:

• Frage an die Mitarbeiter:innen per Microsoft Updates in Teams
• Datenablage in Microsoft Excel
• Auswertung in Microsoft Excel und Pivot
• Automatisierung in Microsoft PowerAutomate

3. Produktion:

• Frage an die Mitarbeiter:innen per Teams-Chatbot
• Datenablage in Sharepoint-Listen
• Automatisierung in Microsoft PowerAutomate
• Visualisierung in Microsoft PowerBI

Der heutige Stand  

Unser Team ist seit der Umsetzung in der Lage, offen und ehrlich über das subjektive Empfinden zum eigenen neigungsorientierten Einsatz zu sprechen. Ganz, wie die Agilität es anbietet und verlangt, haben wir den Prozess vom ersten Tag an konsequent weiterentwickelt.

Aktuell werden alle Mitarbeiter:innen jeden Mittwoch per Teams-Chat nach ihrem Empfinden gefragt. Konkreter sind dies Fragen wie „Spiegeln deine aktuellen Projekte deine persönliche Neigung wider?“, „Würdest du uns deinen Freund:innen weiterempfehlen?“ oder „Wie fordern und fördern dich deine gegenwärtigen Projekte?“

Abgestimmt wird mit Emojis. 

Die Antworten werden gesammelt und aufbereitet. Über PowerBI erfolgt die Visualisierung der Ergebnisse. 

Die weiteren Schritte

In unserem wöchentlichen Teams-Call sprechen wir über die vorangegangene Woche und überlegen aktiv, ob und wie wir gemeinsam und einzeln besser werden können. Dank der Abstimmungsergebnisse hat die Führungskraft einen Einblick in die individuellen Empfindungen und kann seiner Rolle besser gerecht werden. Fühlen sich Mitarbeiter:innen zum Beispiel nicht der Neigung entsprechend eingesetzt, kann dies im 1:1-Gespräch thematisiert und gemeinsam an einer Lösung gearbeitet werden.

Unsere Learnings können auch Ihnen helfen: 

• Offene und ehrliche Kommunikation über ein subjektives Empfinden kann sehr gut funktionieren – sogar in verteilten Teams.
• Auf dieser Basis kann bei Bedarf gemeinsam nachgesteuert werden.
• Führungskräfte erkennen individuelle Bedürfnisse Bedarfe schneller und können zeitnah reagieren. Das stärkt die Bindung von Arbeitskraft.
• Die automatische Abfrage von Feedback tut nicht weh und ist im Gegenteil sogar sehr hilfreich.
• Der toolgestützte, digitale Team-Kommunikationsweg ist keine Einbahnstraße.
• Kulturelle Weiterentwicklung braucht Zeit, alle müssen mitgenommen werden. 
• Die Microsoft Powerplattform unterstützt bei der Aufgabe einfach und zuverlässig. Sie ersetzt allerdings keine „echten“ Teambuilding-Maßnahmen.

Es gilt: „Erst der Mensch, dann Prozesse und Technik“. So bleiben Sie und Ihr Team stets verbunden, ganz gleich, wo Sie sich befinden.