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Chaos in den digitalen Ablagen, papiergetriebene Prozesse, die nach Effizienz schreien, und Excel-Tabellen, die mehr Fragen aufwerfen als beantworten – klingen diese Herausforderungen vertraut? Viele Organisationen der Sozialwirtschaft sehen sich mit genau diesen Problemen konfrontiert und haben in Microsoft 365 investiert, oft in der Hoffnung, schnell auf die Dynamiken einer Welt im Wandel reagieren zu können. Ob es darum ging, die Mitarbeitenden nahtlos ins Homeoffice zu verlagern oder Bildungsangebote digital zugänglich zu machen, die Einführung von Microsoft 365 war ein Schritt in Richtung Digitalisierung. Doch bleibt das nagende Gefühl, dass das wahre Potenzial dieser mächtigen Suite noch ungenutzt in den Startlöchern steht.
Microsoft 365 bietet weit mehr als die bekannten Oberflächen von Teams und Excel. Es birgt Möglichkeiten, die Alltagsprozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu transformieren, Effizienz zu steigern und ein neues Level an Datenschutzkonformität zu erreichen.
In diesem Artikel beleuchten wir, abseits der gängigen Pfade, fünf inspirierende Praxisbeispiele, die zeigen, wie Organisationen der Sozialwirtschaft Microsoft 365 nutzen, um ihre Arbeit neu zu definieren und die Herausforderungen der digitalen Ära als Chancen für Wachstum und Innovation zu begreifen.
OneDrive und SharePoint Online: Revolution in der Datenhaltung für soziale Einrichtungen
Die Cloud-basierten Lösungen OneDrive und SharePoint Online revolutionieren die Art und Weise, wie Organisationen der Sozialwirtschaft Daten speichern und teilen. Diese Plattformen ermöglichen es Teams, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen, diese in Echtzeit zu bearbeiten und sicher zu teilen – eine unschätzbare Ressource für Organisationen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitenden im Homeoffice.
OneDrive und SharePoint Online Praxisbeispiel:
Ein Komplexträger der Sozialwirtschaft erlebte durch die Migration zu SharePoint Online eine signifikante Verbesserung in der internen Kommunikation und Projektarbeit. Die zentrale und effiziente Verwaltung von Ressourcen und Informationen verkürzte die Koordinationszeit für Projekte erheblich.
Viva Engage: Stärkung der internen Kommunikation in Non-Profit-Organisationen
Viva Engage fördert als Social Intranet die interne Kommunikation durch Newsfeeds, Gruppendiskussionen und persönliche Profile. Es schafft einen Raum für offenen Austausch und Zusammenarbeit, was für den Aufbau einer starken Gemeinschaftskultur innerhalb der Sozialwirtschaft essenziell ist.
Viva Engage Praxisbeispiel:
Durch die Implementierung von Viva Engage konnte eine kirchliche Hilfsorganisation die Kommunikation zwischen Freiwilligen und festangestellten Mitarbeitenden verbessern, was zu einer verstärkten Einbindung und effizienteren Koordination von Hilfsprojekten führte.
Power Platform: Prozessautomatisierung für effiziente soziale Dienste
Die Power Platform, bestehend aus Power BI, Power Apps und Power Automate, ermöglicht es Organisationen der Sozialwirtschaft, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies reicht von der einfachen Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bis hin zur Erstellung maßgeschneiderter Apps.
Microsoft Power Platform Praxisbeispiel:
Ein Sozialdienst nutzte Power Automate, um die Antragsbearbeitung für Sozialleistungen zu automatisieren, was die Bearbeitungszeit von Anträgen halbierte und die Dienstleistung für bedürftige Mitmenschen verbesserte.
Microsoft Bookings: Optimierung der Terminplanung in der Sozialwirtschaft
Microsoft Bookings erleichtert die Online-Terminbuchung, was besonders für Organisationen, die Beratungsdienste anbieten, von Vorteil ist. Es reduziert den administrativen Aufwand und verbessert die Kundenerfahrung durch einfache und flexible Online-Buchung.
Microsoft Bookings Praxisbeispiel:
Eine Familienplanungsberatungsstelle führte Microsoft Bookings ein, wodurch Klientinnen und Klienten Beratungstermine online buchen konnten. Die verbesserte Terminvereinbarung führte zu höherer Zufriedenheit und effizienterer Nutzung der Beratungsressourcen.
Power BI: Fundierte Entscheidungen in gemeinnützigen Organisationen
Power BI transformiert komplexe Daten in intuitive Berichte und Dashboards und ermöglicht es Organisationen, Trends zu identifizieren, Leistungen zu evaluieren und strategische Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen. Dieses leistungsstarke Tool unterstützt die effiziente Analyse und Visualisierung von Daten, um operative Exzellenz und eine verbesserte Dienstleistungsqualität zu erreichen.
Power BI Praxisbeispiel:
Ein Träger von Pflegeeinrichtungen nutzt Power BI, um eine tiefgreifende Analyse des Dienstplans und des Pflegegrad-Mixes pro Wohnbereich durchzuführen. Die Herausforderung besteht darin, die Personalplanung effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Qualität der Pflege zu optimieren. Mit Power BI wurden Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, um ein klares Bild der aktuellen Situation und potenzieller Verbesserungsbereiche zu erhalten. Die visualisierten Dashboards boten Einblicke in die Verteilung der Pflegegrade und die Auslastung des Personals, was eine gezieltere Planung und Zuweisung von Ressourcen ermöglichte. Diese datengetriebene Herangehensweise führte zu einer verbesserten Personalzufriedenheit, da Überstunden reduziert und die Arbeitsbelastung gleichmäßiger verteilt werden konnte, und gleichzeitig zu einer höheren Bewohnerzufriedenheit durch eine kontinuierliche Anpassung der Pflegeleistungen an die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Wohnbereichs.
Machen Sie den nächsten Schritt: Wie Sie mit Microsoft 365 Ihre soziale Mission vorantreiben
Die vorgestellten Beispiele illustrieren, wie Microsoft 365 Organisationen der Sozialwirtschaft dabei unterstützt, ihre Missionen effektiver zu erfüllen. Die digitale Revolution findet hier und jetzt statt, und Microsoft 365 spielt dabei eine zentrale Rolle.Erfahren Sie mehr über unseren Envisioning Workshop Prozesse und beginnen Sie heute Ihre Reise in eine effizientere und vernetzte Zukunft.
Für alle, die den nächsten Schritt mit Microsoft 365 wagen möchten, ob neu dabei oder bereits Nutzer: Beginnen Sie mit einer klaren Vision, wie diese Plattform Ihre Arbeit unterstützen kann. Identifizieren Sie die wichtigsten Tools, die Ihre Prozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit fördern können. Setzen Sie auf kontinuierliche Schulung und Feedback, um die Nutzung zu optimieren und sicherzustellen, dass Microsoft 365 Ihre soziale Mission effektiv voranbringt. Es ist Zeit, die digitale Transformation zu umarmen und die Vorteile von Microsoft 365 voll auszuschöpfen – für eine stärkere Wirkung Ihrer Arbeit in der Welt.
Autor
Philipp Höfer ist als Team Lead Project Management bei der AppSphere AG tätig und bildet die Schnittstelle zwischen Kunden-Anforderungen und der technischen Umsetzung. Sein Fokus liegt darauf, effiziente und innovative Lösungswege zusammen mit den Kunden zu erarbeiten und die Kundenprozesse bestmöglich in Wirkung zu bringen. Er fühlt sich dabei sowohl im klassischen als auch in agilen Projektvorgehensmodellen zu Hause
