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Lesedauer: 3 Minuten
Die Automatisierung von Meldeprozessen ist ein entscheidender Schritt für Versicherungsunternehmen, um Effizienz und Compliance zu steigern. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, anhand eines erfolgreichen Projekts bei einem renommierten Kunden in der Versicherungsbranche, wie Sie mit Hilfe von Microsoft 365 Tools Ihre Prozesse optimieren können.
Bestehende Meldeprozesse in der Versicherungsbranche
In der Versicherungsbranche wird eine Vielzahl unterschiedlicher Berichte erstellt und gegenüber externen Stellen, wie beispielsweise der Aufsichtsbehörde BaFin, übermittelt. Diese Meldungen müssen in bestimmten Zeitintervallen wiederholt werden. Dabei sind die Ersteller:innen der Berichte meist unterschiedliche Personen aus verschiedenen Bereichen. Die Berichte haben verschiedene Inhalte und werden auf unterschiedlichen Wegen versendet. Dadurch kann es vorkommen, dass nicht fristgerecht gearbeitet wird, da Ersteller:innen keinen Überblick über alle laufenden Meldeprozesse haben. An dieser Stelle bietet ein automatisierter Prozess enorme Vorteile, denn dieser kann sicherstellen, dass lückenlos und sauber gearbeitet wird und bietet Ersteller:innen einen Gesamtüberblick. Doch solche Prozesse existieren häufig noch nicht.
Was war unser Ziel beim Kunden?
Der Kunde kam mit folgender Herausforderung auf uns zu:
Mit einer Überwachung und Automatisierung der Berichterstattungen soll sichergestellt werden, dass alle Meldungen rechtzeitig erstellt werden. Dazu benötigen wir einen strukturierten und automatisierten Prozess, der die Durchführung aller externen Meldungen abdeckt. Dieser soll mit Hilfe von Microsoft 365 Tools bereitgestellt werden.
Die technische Umsetzung in diesem Kundenprojekt erfolgte auf Basis von Microsoft SharePoint als Datenquelle und Microsoft Power Automate, inklusive Adaptive Cards.
Erstellung eines automatisierten Meldeprozesses
Als Datenquelle für die Meldungen wird eine bestehende SharePoint-Liste genutzt, die dem entsprechenden Use Case angepasst wird. Innerhalb dieser Liste können Status-Meldungen effizient erfasst werden. Im nächsten Schritt erstellt AppSphere für die Adaptive Cards, die in Outlook zum Einsatz kommen, eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Firmenlogo. Abschließend steht das Entwickeln verschiedener Microsoft Power Automate Flows an, die für den Versand der Reminder und die Aktualisierung der SharePoint-Liste nötig sind. Sobald alles aufgesetzt ist, kann der Prozess unternehmensweit zum Einsatz kommen.
Den Überblick behalten
Obwohl nun eine Automatisierung etabliert ist, fehlt uns die Transparenz über die laufenden Meldungen.
Hier bietet Microsoft die perfekte Lösung mit einem Dashboard in Microsoft Power BI.
Das Dashboard bietet eine Echtzeitübersicht über den Status aller externen Meldungen. Mit Hilfe verschiedener Diagramme und Grafiken werden die Daten anschaulich visualisiert.
Microsoft Power BI kann:
- Überfällige Meldungen identifizieren sowie verantwortliche Personen anzeigen
- Termintreue sicherstellen
- Daten filtern nach verschiedenen Kriterien
- Automatisch Benachrichtigen bei überfälligen Meldungen
- Daten automatisch aktualisieren durch Integration in SharePoint etc.
Durch die Nutzung des Power BI Dashboards im Kontext des automatisierten Meldeprozesses kann die Effizienz und Vollständigkeit der Berichterstattungen erheblich verbessert werden. Das Dashboard bietet eine zentrale Anlaufstelle für die Überwachung und Analyse der Meldungen und unterstützt dabei, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen.
Was verbirgt sich hinter Adaptive Cards?
Adaptive Cards sind interaktive, anpassbare Kartenlayouts für verschiedene Anwendungen der Microsoft 365 Suite. Sie bieten eine dynamische und flexible Möglichkeit, Inhalte und Benachrichtigungen zu präsentieren und die Benutzerinteraktion zu verbessern.
Vorteile von Adaptive Cards sind:
- Interaktivität: Adaptive Cards ermöglichen es, interaktive Elemente wie Schaltflächen, Eingabefelder und Auswahloptionen in Nachrichten und Benachrichtigungen einzubinden.
- Einfache Integration: Sie können in verschiedene Microsoft 365-Anwendungen wie Outlook, Microsoft Teams und Windows Notification Center integriert werden. In diesen Anwendungen werden Sie als Teil der Benutzeroberfläche angezeigt.
- Anpassungsfähigkeit: Die Karten passen sich automatisch an verschiedene Gerätetypen und Bildschirmgrößen an. Somit ist sichergestellt, dass sie auf Desktops sowie mobilen Geräten gut lesbar und nutzbar sind,
Adaptive Cards werden häufig verwendet, um Erinnerungen, Benachrichtigungen, Formularübermittlungen und Statusaktualisierungen anzuzeigen. Sie sind besonders nützlich für Unternehmen, die ihre Kommunikations- und Workflow-Prozesse effizienter gestalten möchten. Sie können auch in komplexere Workflows eingebunden werden, um Prozesse zu automatisieren und zu optimieren.
Das Ergebnis der Prozessoptimierung und -automation mit Microsoft-Tools
Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes hat bei unserem renommierten Kunden aus der Versicherungsbranche zahlreiche Mehrwerte geschaffen.
Durch die strukturierte Überwachung und das effiziente Management der Meldungen werden Meldepflichtverletzungen und Bußgelder vermieden. Die gezielte Ansprache der Melder:innen und das responsive Design gewährleisten eine optimale Benutzererfahrung auf allen gängigen Endgeräten. Die Möglichkeit, direkt in der E-Mail zu interagieren (ohne das Tool wechseln zu müssen) spart Zeit und vereinfacht die Arbeitsabläufe. Zusätzlich bietet das Power BI Dashboard eine umfassende Übersicht zur Statuserfassung, sodass unser Kunde jederzeit den Überblick behalten und proaktive Maßnahmen ergreifen kann. Mit diesen Lösungen werden die Meldeprozesse optimiert und die Effizienz und Compliance erheblich erhöht.
Wenn Sie mehr über unsere Projekte zur Prozessdigitalisierung erfahren und Ihr Unternehmen mit modernen Technologien für die Zukunft stärken wollen, nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf.
Autor
Nikolas Hülsmann führt bei der AppSphere AG ein Team von erfahrenen und hoch engagierten Consultants und begeistert sich für das Aufdecken von Verbesserungspotenzialen und deren Lösungsfindung bei seinen Kunden. Als Wirtschaftsingenieur und Fachinformatiker versteht er es, Methodik und Technologie so zu verbinden, dass größtmöglicher Nutzen bei Mensch und Unternehmen entsteht.
