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Die Abschlussdiskussion des KVI Kongress 2024 bot spannende Einblicke in die zentralen Herausforderungen und Chancen der Verwaltung. Experten, darunter unser CEO Frank Roth, diskutierten, wie Verwaltungen den Wandel durch Digitalisierung bewältigen können. Dabei standen der Fachkräftemangel, die Einführung der elektronischen Rechnung und der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Fokus.
Die Herausforderungen der Verwaltung im digitalen Zeitalter
In der Session wurden die Herausforderungen skizziert, vor denen das Bistum Trier bei seiner digitalen Transformation stand. Das Ziel war klar: Eine veraltete, fragmentierte IT-Landschaft sollte modernisiert und in zukunftsfähige Strukturen überführt werden. Im Mittelpunkt stand dabei die Schaffung einer sicheren, effizienten und flexiblen Arbeitsumgebung, die den Mitarbeitenden eine nahtlose und standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht.
Der Schlüssel zum Erfolg war der Einsatz einer modernen, cloudbasierten Lösung. Sie ermöglichte es, bestehende Systeme zu vereinheitlichen und den Arbeitsalltag spürbar zu verbessern. Für das Bistum Trier bedeutet dieser Schritt nicht nur eine technische Erneuerung, sondern vor allem die Basis für eine nachhaltige und datenschutzkonforme Zusammenarbeit.
Change-Management als Erfolgsfaktor
Technologie allein macht eine Transformation nicht erfolgreich – entscheidend ist das Change Management. Philipp Höfer betonte, wie wichtig die frühzeitige Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war. Durch gezielte Schulungen und Pilotprojekte wurden sie schrittweise an die neuen Strukturen herangeführt und in den Veränderungsprozess einbezogen. So konnten die neuen Arbeitsweisen nachhaltig in der Organisation verankert werden.
Diskussionsrunde: SharePoint als DMS und rechtssichere Archivierung
Die Verwaltung steht in der heutigen Zeit vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die den reibungslosen Ablauf und die Effizienz stark beeinträchtigen können. Sinkende Mitgliederzahlen, wie sie in vielen Organisationen zu beobachten sind, wirken sich direkt auf die personellen und finanziellen Ressourcen aus, die zur Verfügung stehen. Diese knappen Mittel erschweren es vielen Verwaltungen, sich angemessen auf die Digitalisierung einzustellen.
Fehlende Digitalisierungskonzepte
Ein weiteres großes Problem besteht darin, dass vielen Verwaltungen ein klarer Leitfaden fehlt, wie sie den digitalen Wandel erfolgreich gestalten können. Der Mangel an Erfahrung und Know-how führt dazu, dass Entscheidungen oft zögerlich getroffen werden und notwendige Investitionen aufgeschoben werden. Dabei ist die Frage, wie die Digitalisierung dazu beitragen kann, die tägliche Arbeit zu erleichtern und die Mitarbeiter zu entlasten, von zentraler Bedeutung.
Zunehmender Verwaltungsaufwand
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung ab 2025 steht eine zusätzliche Herausforderung bevor. Die Experten waren sich einig, dass Verwaltungen auf digitalisierte und automatisierte Prozesse setzen müssen, um den wachsenden Verwaltungsaufwand bewältigen zu können. Ohne diese Umstellung droht die Gefahr, dass die ohnehin schon begrenzten Ressourcen noch stärker belastet werden, was wiederum die Effizienz und Servicequalität beeinträchtigen könnte.
Der Mensch im Zentrum der Digitalisierung
Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Abschlussdiskussion war die Bedeutung des Menschen im Kontext der Digitalisierung. Frank Roth betonte, dass die Implementierung neuer Technologien und Softwarelösungen nur dann erfolgreich ist, wenn die Menschen, die sie tagtäglich nutzen, aktiv in den Prozess einbezogen werden. Es reicht nicht, nur moderne Systeme einzuführen – die Mitarbeiter müssen auch geschult und unterstützt werden, um diese optimal nutzen zu können.
Technologie als Unterstützung, nicht als Ersatz
Roth unterstrich, dass es von zentraler Bedeutung ist, dass Technologie dazu dient, den Arbeitsalltag zu erleichtern und die wertvolle Arbeit der Mitarbeiter zu unterstützen. Der Erfolg digitaler Lösungen hängt stark davon ab, wie gut sie auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Nutzer abgestimmt sind. Oftmals legen Softwarehersteller den Fokus zu sehr auf das Produkt und zu wenig auf die Menschen, die damit arbeiten sollen.
Aktive Einbindung der Mitarbeiter
Es wurde ebenfalls diskutiert, dass Mitarbeiter aktiv in die Entscheidungsprozesse eingebunden werden sollten, wenn es um die Einführung neuer digitaler Tools geht. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Lösungen tatsächlich den gewünschten Mehrwert bieten und auf die realen Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten sind. Dies trägt auch zur Akzeptanz und Motivation der Belegschaft bei, sich aktiv mit neuen Technologien auseinanderzusetzen.
Chancen der Digitalisierung: Künstliche Intelligenz als Wegbereiter
Neben den Herausforderungen eröffnete die Abschlussdiskussion auch spannende Perspektiven für die Zukunft der Verwaltung – insbesondere durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Diese Technologie bietet weitreichende Möglichkeiten, um den Verwaltungsalltag zu revolutionieren und die Effizienz zu steigern.
Entlastung durch KI
KI kann dabei helfen, Routineaufgaben zu automatisieren und damit die Mitarbeiter zu entlasten. Dies führt nicht nur zu einer Zeitersparnis, sondern ermöglicht es den Verwaltungen auch, ihre Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden. Gleichzeitig kann die Qualität der Dienstleistungen durch den Einsatz von KI verbessert werden, da sie Prozesse schneller und präziser durchführen kann als es manuell möglich wäre.
Optimierung der Entscheidungsprozesse
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass KI auch in der Entscheidungsfindung eine unterstützende Rolle spielen kann. Durch die Analyse großer Datenmengen ist es möglich, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf einer soliden Datenbasis beruhen. Dies führt zu besseren Ergebnissen und einer erhöhten Transparenz innerhalb der Verwaltung.
Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit der Verwaltung
Die Abschlussdiskussion des KVI Kongress 2024 verdeutlichte, dass die Verwaltung vor großen Herausforderungen steht, aber auch zahlreiche Chancen nutzen kann. Die Einführung digitaler Lösungen, wie die elektronische Rechnung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, wird eine zentrale Rolle dabei spielen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Frank Roth betonte, dass der Mensch im Mittelpunkt dieses Wandels stehen muss, um die Digitalisierung erfolgreich und nachhaltig umzusetzen.
Mit klaren Strategien und einem Fokus auf den gezielten Einsatz moderner Technologien können Verwaltungen die Effizienz steigern und gleichzeitig ihre Mitarbeiter entlasten. Wichtig ist dabei, dass die Digitalisierung nicht als Selbstzweck verstanden wird, sondern als Mittel, um den Menschen zu unterstützen und die Servicequalität zu verbessern.
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