Als Mitglied der KVI Initiative – Kirche, Verwaltung & Information haben wir beim diesjährigen KVI-Kongress 2024 einen spannenden Beitrag zur digitalen Transformation geleistet. Philipp Höfer, Team Lead Project Management bei der AppSphere AG, stellte in einer Online-Session die erfolgreiche Digitalisierung des Bistums Trier vor und zeigte eindrucksvoll, wie ein tiefgreifender Wandel in einer komplexen Organisation gelingen kann.

In der Session wurden die Herausforderungen skizziert, vor denen das Bistum Trier bei seiner digitalen Transformation stand. Das Ziel war klar: Eine veraltete, fragmentierte IT-Landschaft sollte modernisiert und in zukunftsfähige Strukturen überführt werden. Im Mittelpunkt stand dabei die Schaffung einer sicheren, effizienten und flexiblen Arbeitsumgebung, die den Mitarbeitenden eine nahtlose und standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht.

Der Schlüssel zum Erfolg war der Einsatz einer modernen, cloudbasierten Lösung. Sie ermöglichte es, bestehende Systeme zu vereinheitlichen und den Arbeitsalltag spürbar zu verbessern. Für das Bistum Trier bedeutet dieser Schritt nicht nur eine technische Erneuerung, sondern vor allem die Basis für eine nachhaltige und datenschutzkonforme Zusammenarbeit.

Technologie allein macht eine Transformation nicht erfolgreich – entscheidend ist das Change Management. Philipp Höfer betonte, wie wichtig die frühzeitige Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war. Durch gezielte Schulungen und Pilotprojekte wurden sie schrittweise an die neuen Strukturen herangeführt und in den Veränderungsprozess einbezogen. So konnten die neuen Arbeitsweisen nachhaltig in der Organisation verankert werden.

In der anschließenden Podiumsdiskussion standen die Themen im Vordergrund, die vielen Teilnehmenden unter den Nägeln brennen: der Einsatz von SharePoint als rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie die Umsetzung von Löschfristen und Aufbewahrungsrichtlinien. Die Diskussion zeigte, wie moderne IT-Lösungen die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorgaben unterstützen können, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.

Unterstützt wurde Philipp Höfer in der Diskussion von Peter S. Nowak, Sprecher der KVI-Initiative und Herausgeber von KVI im DIALOG“, sowie Dr. Gottfried Pfüller, Leiter der KVI Senior Experts. Beide betonten, dass digitale Transformationsprojekte nicht nur technologische Herausforderungen sind. Sie erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen – eine Schnittstelle, die als Übersetzer“ fungiert. Zudem wurde deutlich, dass schlecht strukturierte analoge Prozesse zu ebenso ineffizienten digitalen Prozessen führen. Um erfolgreich zu sein, muss die Organisation selbst zukunftsfähig aufgestellt werden.

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts zeigt eindrucksvoll, wie wichtig ein ganzheitlicher Ansatz bei der digitalen Transformation ist. Mit AppSphere als Partner profitieren Sie von umfassendem Know-how in den Bereichen IT, Change Management und Prozessoptimierung. Gemeinsam machen wir Ihre Organisation fit für die digitale Zukunft – von der Planung bis zur nachhaltigen Umsetzung Ihrer Ziele.

Neugierig geworden? Besuchen Sie unsere Informationssammlung für Kirchen und Sozialwirtschaft und erfahren Sie, wie wir Ihre Organisation fit für die Zukunft machen.