Es gibt eine Frage, die mir als Data Consultant immer wieder begegnet: Wie gelingt es, Stammdaten effizient allen bereitzustellen, die sie benötigen? Erst kürzlich erzählte mir eine Kollegin von einem Fall, der genau diese Herausforderung verdeutlicht: Ihr Kunde plant eine Mitarbeitendenbefragung, steht aber bereits zu Beginn vor der ersten Hürde. Das Team, das die Befragung durchführen soll, hat keine zentrale Übersicht über die zu befragenden Mitarbeitenden. Dieser Vorfall hat mich dazu veranlasst, ein weit verbreitetes, aber oft unterschätztes Thema in den Fokus zu rücken: die Stammdatenverwaltung.
Viele Organisationen arbeiten und denken stark in Silos. Stammdaten sind deshalb häufig über verschiedene Bereiche und Systeme verteilt. Bereiche können oft nur auf ihre eigenen Daten zugreifen, was den bereichsübergreifenden (Daten-)Austausch und die Zusammenarbeit erschwert. Diese Fragmentierung erschwert nicht nur die Verwaltung der Daten, sondern auch die effiziente Steuerung der Mitarbeitenden. Doch warum ist das so problematisch und welche Lösungen bieten sich an?
Die Herausforderungen einer dezentralen Datenverwaltung
Ein wesentliches Problem in vielen Organisationen ist das Fehlen einer zentralen Sammlung der Mitarbeitendendaten. Die Personalabteilung steht oft vor der Herausforderung, zu wissen, wer in der Organisation beschäftigt ist, welche Funktion die Person innehält und wann Ein- oder Austritte stattfinden. Die IT-Abteilung ist zwar auskunftsfähig, aber oft nur nach einer Befragung durch die Personalabteilung. Was geschieht bei einer Kündigung? Wie informiert die Personalabteilung die IT, damit die Zugänge gesperrt werden? Diese Prozesse sind oft ineffizient und fehleranfällig.
Oft werden Daten direkt in den Systemen der jeweiligen Bereiche gepflegt, ohne dass diese zentral erfasst oder kontrolliert werden. Beispielsweise sind nicht alle Personaldaten in einem HR-System gespeichert, z.B. Berechtigungen und Lizenzen zu IT-Systemen oder projekt- und rollenbezogene Daten. Dies kann zu erheblichen Sicherheitsrisiken führen. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter, der Zugang zu bestimmten IT-Systemen hatte, verlässt die Organisation. Werden diese Zugangsdaten nur in einem Abteilungssystem gepflegt und nicht mit anderen Systemen synchronisiert, besteht die Gefahr, dass diese nach dem Austritt nicht sofort gesperrt werden. Dadurch könnte der ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugang zu sensiblen Organisationsdaten haben. Solche Risiken bestehen beispielsweise bei E-Mail-Accounts, internen Datenbanken oder speziellen Projektmanagement-Tools.
Am Ende des Artikels finden Sie unseren AppSphere-Talk zum Thema. Drei meiner Kolleg:innen führen ein Gespräch über genau den eingangs geschilderten Kundenfall. Hören Sie rein – und geben Sie uns gerne Feedback, wie Ihnen der AppSphere-Talk gefällt.
Die Notwendigkeit einer zentralen Stammdatenverwaltung
Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es entscheidend, eine zentrale Stammdatenverwaltung einzuführen. Eine mögliche Lösung besteht darin, eine HR-Software einzuführen, die nicht auf Tools wie Excel basiert, sondern auf speziell entwickelten Systemen, die eine zentrale Verwaltung und die Steuerung der Daten in die Zielsysteme ermöglichen. Die verschiedenen Datenquellen und -senken können darüber synchronisiert werden, so entsteht ein vollständiges und aktuelles Bild. Damit wird auch die Grundlage geschaffen, IAM-Systeme (Identity and Access Management) effektiv zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten und Systeme zugreifen können. Die zentrale Sammlung der Personaldaten im HR-Bereich, unterstützt durch die IT-Abteilung, ist der Schlüssel zu einer effizienten Stammdatenverwaltung.
Die Transformation zur zentralen Datenstrategie
Ein erfolgreiches Stammdatenmanagement bedarf einer umfassenden Datenstrategie, die über einzelne Personen hinausgeht und die eine organsationsweite Transformation erfordert. Es ist essenziell, Daten aus Silos zu befreien und in einer zentralen Stammdatenbank zu konsolidieren.
Die Transformation beginnt bei den Rollen der Datenlieferanten, wie Data Ownern und Stewards, die dafür verantwortlich sind, dass die Daten korrekt und vollständig in die Systeme eingepflegt werden. Auch der Datenschutzbeauftragte und die Sicherheitsabteilung spielen eine wichtige Rolle in diesem Prozess, damit die Daten nicht nur korrekt, sondern auch sicher verarbeitet werden.
Der Wandel in der Organisation: Mitarbeitende einbinden
Die Einbindung der betroffenen Mitarbeitenden ist entscheidend für die Implementierung einer zentralen Stammdatenverwaltung. Besonders in Bereichen wie HR, wo Mitarbeitende plötzlich mit neuen Datenanforderungen konfrontiert werden, ist es wichtig, sie von den Vorteilen der zentralen Datenstrategie zu überzeugen. Dies gelingt am besten durch definierte Prozesse sowie klare Aufgaben und Verantwortungen. Die Organisationsführung sollte diesen Ansatz vorleben und Erfolgsbeispiele schaffen, die zeigen, wie die neue Strategie den Arbeitsalltag erleichtert.
Fazit: Stammdatenverwaltung als strategische Aufgabe der Organisationsführung
Die Einführung einer zentralen Stammdatenverwaltung ist ein komplexes, aber notwendiges Unterfangen, um die Effizienz und Sicherheit in der Organisation zu steigern. Es erfordert ein starkes Engagement der Führungskräfte, eine klare Strategie und die Einbindung aller relevanten Stakeholder, um den Wandel erfolgreich zu gestalten. Letztlich profitieren alle Abteilungen von einer zentralen, gut organisierten Datenbasis, die nicht nur aktuelle Herausforderungen löst, sondern auch die Grundlage für zukünftige Innovationen legt.
Sie möchten noch mehr dazu wissen? Hören Sie in unsere aktuelle AppSphere-Talk-Folge „Stammdaten als Schlüssel zur effizienten und sichere Transformation“, um einen tieferen Einblick in die Herausforderungen und Lösungsansätze rund um die Stammdatenverwaltung zu erhalten.
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Mehr Informationen1:22 – Einordnung
4:04 – Toolfrage
9:42 – Datenstrategie
17:32 – Mehrwert
Sprechende in Reihenfolge des Auftretens: Karoline Pilawa (Team Lead innovate & transform), Jörg Neulist (Fachlicher Leiter Data Analytics), Thomas Huth (Senior Consultant)
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