Vom IT-Projekt zum vollumfänglichen Organisationswandel

Die digitale Transformation in der Evangelischen Kirche rückt den Menschen in den Fokus. Zusammenarbeit verändert sich stetig. Dabei setzen sich oft Technologien durch, die den Menschen zum Erreichen besserer Ergebnisse befähigen sollen, doch kaum auf seine Bedürfnisse eingehen. Die AppSphere AG schafft es, beim Wandel zur digitalen Organisation sowohl den Aspekt „Mensch“ als auch die Effizienz zu berücksichtigen.

Die Evangelische Kirche von Westfalen (EKvW) hatte sich im Jahr 2020 genau aus diesem Grund die Unterstützung der Ettlinger IT-Profis geholt. Das vorrangige Ziel der Verantwortlichen war es, die interne IT zu entlasten, die aufgrund der zahlreichen und unterschiedlich großen Standorte der Landeskirche immer mehr Aufgaben, Reparaturarbeiten und Anrufe resignierter Mitarbeiter:innen zu stemmen hatte. Der größten Herausforderung, nämlich dem Fehlen der nahtlosen Zusammenarbeit zwischen 465 Gemeinden, 27 Kirchenkreisen, 23.000 internen und externen Kollegen, 2,2 Mio. Gemeindemitgliedern und rund 85.000 Ehrenamtlichen, ging AppSphere dabei zunächst mit einem IT-Zielbild auf die Spur.

Die Digitale Transformation in der Evangelischen Kirche  beginnt mit einer genauen Analyse, die einen Blick nach außen und innen bedarf. „Außen“ umfasst sämtliche technologischen Aspekte wie das Frontend, die IT-Verwaltung und –Sicherheit sowie die Digitalisierung von Arbeitsprozessen. „Innen“ wiederum geht in Gesprächen mit Mitarbeiter:innen, Stakeholder:innen, Fachbereichen und Endkund:innen auf den IT-Arbeitsplatz, IT-Services, den Arbeitsstil und die Kultur sowie auf Status und Potenziale der Digitalisierung ein. Auf dieser Basis folgt ein entscheidender Schritt: Ein Workshop gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, gemeinsam die Arbeit der Zukunft aufzusetzen. Hierbei dient der Mensch als Ausgangspunkt: Aus den Erkenntnissen der Interviews werden Anwenderrollen definiert, Handlungsfelder identifiziert und eine IT-Landschaft gestalten, die Mehrwerte für jede:n schafft.

Für die EKvW war der Ausgangspunkt eine dezentrale IT-Landschaft mit zahlreichen Insellösungen, die mit ihren historisch gewachsenen Strukturen eine heterogene Applikationslandschaft und unterschiedlichen Ausbildungsständen bei den einzelnen Benutzer:innen zur Folge hatte. Gesucht wurde eine Lösung, die eine transparente, sichere und produktive Zusammenarbeit ermöglicht, um den Mitarbeiter:innen, Mitgliedern und Ehrenamtlichen der Evangelischen Kirche mehr Zeit für ihre Hauptaufgabe zu verschaffen: Die Arbeit mit und am Menschen.

Die geographische Aufteilung auf zahlreiche Standorte in ganz Nordrhein-Westfalen mit 23000 Mitarbeiter:innen, 8500 Ehrenamtlichen und 2,2 Millionen Gemeindemitgliedern sollte dabei nur eine von zahlreichen Herausforderungen bleiben. Die hohen Anforderungen an die Umstrukturierung zu einer bedarfsorientierten Organisation bestanden vor allem in den Bereichen Bedarfsorientierung im Hinblick auf die Nutzer:innen, Wirtschaftlichkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit.

Der erste Schritt bestand dabei in der Prüfung sämtlicher IT-Services über alle Infrastruktur-Schichten hinweg. Zusätzlich mussten die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung der EKD (Evangelische Kirche Deutschland) mit einem umfassenden Sicherheitskonzept erfüllt werden. Diese Erwartungen galten gleichermaßen der Erarbeitung des Zielbildes für ein einheitliches Toolset mit einem übereinstimmenden Ausbildungsstand bei allen Nutzergruppen.

Mithilfe des Zielbild-Workshops wurden architektonische Grundsatzfragen geklärt, Risikopotentiale aufgedeckt, der zeitliche Ablauf konkretisiert und die Ziele transparent dargestellt. Die Erarbeitung von Design-Prinzipien, wie bspw. „Cloud und Mobile First“ oder der Fokus auf Benutzer- und Kundenfreundlichkeit schaffen klare „Leitplanken“ zur Bestimmung des Toolsets aus einzelnen Services und Produkten.

Die Einführung dieser Services und Produkte geht mit zahlreichen Veränderungen einher, denen sich die Kolleg:innen stellen und gegebenenfalls den Umgang damit lernen müssen: Neue Tools, neue Prozesse und Abläufe, neue Aufgaben, neue Verantwortlichkeiten der IT-Abteilung – ohne konstante Begleitung durch das sogenannte Change Management verpufft die positive Aufbruchsstimmung schnell. Es gilt also, alle an Bord zu holen, Veränderungen gemeinsam aktiv zu gestalten und zum Einsatz der neuen Arbeitsmethoden und -werkzeuge zu befähigen. Die Teilhabe und frühe Integration aller Beteiligten (Kirchenverwaltung, Landeskirchenamt, Kirchenkreisämter, Pflegeeinrichtungen, Seelsorge und Beratung, Jugendarbeit, uvm.) stellt sicher, dass der Brückenschlag zwischen Arbeitsumfeld, Arbeitsmethoden und der zugrundeliegenden IT-Werkzeuge nachhaltig gelingt. Dadurch werden Mindset, Skillset und Toolset harmonisiert, um eine einfache, sichere und wirtschaftliche Zusammenarbeit sicherzustellen.

Diese Veränderungen haben im Regelfall erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Organisation, weshalb eine enge Begleitung dieses Wandels unabdingbar ist. Auch hier ist es das Ziel, die menschliche und kulturelle Seite der Veränderung zu adressieren und parallel zum eigentlichen IT-Projekt über eine zentrale Stabsstelle zu steuern. Diese dient als Anlaufpunkt für die einzelnen Fachabteilungen.

Change-Management-Teams stellen sicher, dass Führungskräfte den Wandel aktiv und sichtbar unterstützen, Mitarbeiter:innen mit Trainings und Coachings durch die Transformation begleitet werden und Projektmaßnahmen transparent und umfassend kommuniziert werden. Bestenfalls beantworten diese Bemühungen die Frage aller Beteiligten: „Was ist für mich drin?“. Die Beantwortung dieser Frage im Sinne der Nutzer:innen ebnet den Weg für einen nachhaltig erfolgreichen Organisationswandel in einer angemessenen Entwicklungsgeschwindigkeit.

Der Erfolg gibt dem IT-Zielbild Recht: Der EKvW ist es auf diese Weise gelungen, ihre IT-Infrastruktur zu zentralisieren, eine Cloud-Strategie und ein gemeinsames Verständnis für den modernen Arbeitsplatz und Arbeitsstile zu entwickeln. Dabei funktioniert IT-Technologie immer nur als Hilfsmittel. Erst die aktive Partizipation der Mitarbeiter:innen erzeugt Produktivität, Kreativität und Innovation, um die Organisation nachhaltig erfolgreicher zu machen und mehr Zeit für die Arbeit am Menschen zu gewinnen. Dies befähigt die Evangelische Kirche von Westfalen im Angesicht grundlegender gesellschaftlicher Veränderungen, agieren zu können und nicht mehr nur reagieren zu müssen.

Mit dem Projektabschluss Ende 2021 wird Digitale Transformation in der Evangelischen Kirche den Arbeitsalltag im theologischen Bereich ebenso verbessert haben wie die Verwaltung, die Seelsorge und das Gemeindewesen und davon profitiert letzten Endes der Mensch.

Die AppSphere AG ist seit Juli 2021 Mitgliedsunternehmen der KVI-Initiative.

Dieser Artikel erschien zuerst in KVI im Dialog 1/22

Leonard Wehr leitet als Division Manager das Solution Sales Team bei der AppSphere AG. Seine intrinsische Motivation, Kunden ganzheitlich mit innovativen Lösungen zu beraten, kann die Effizienz in Unternehmen erfolgreich gesteigert werden. Aktuell ist Leonard Wehr zudem Doktorand am KIT (Karlsruher Institut für Technologie) und Mitglied in der Initiative Zukunftsfähige Führung e.V.