Das Heisenberg-Gymnasium setzt auf digitale Lösungen für mehr Effizienz im Schulalltag. Gemeinsam mit der AppSphere AG wurde ein vollständig automatisierter Bestellprozess für Lernmittel entwickelt – mit Power App, Power BI und Microsoft Teams als zentrale Werkzeuge.
Ausgangslage: Zeitintensive Bestellprozesse mit Excel und manueller Abrechnung
An den drei Standorten Ettlingen, Karlsruhe und Bruchsal wurden Schulbuchbestellungen bislang dezentral und überwiegend manuell abgewickelt. Unterschiedliche Abläufe, aufwendige Excel-Listen und Medienbrüche erschwerten die Konsolidierung und verursachten insbesondere bei der Abrechnung hohe Aufwände.
Die Lösung: Digitale Bestellplattform mit Power App und Power BI
In einem gemeinsamen Workshop wurden Anforderungen und Ziele definiert. Die Lösung umfasst:
- Eine Power App zur einfachen Online-Bestellung durch Eltern und Schüler:innen
- Eine zentrale SharePoint-Datenbank für alle Artikel, Bestellungen und Bedarfe
- Ein Power BI Dashboard für Verwaltung und Schulleitung mit Echtzeit-Übersicht über Bestellungen, Konsolidierungen und Abrechnungen
- Einen automatisierten Export der Abrechnungsdaten zur Weiterverarbeitung im Buchhaltungssystem
- Nahtlose Integration in Microsoft Teams für eine zentrale Nutzung aller Funktionen
Ergebnis: Einheitliche Prozesse, weniger Aufwand, mehr Transparenz
Der digitalisierte Ablauf spart jährlich signifikant Zeit, reduziert Fehlerquellen und vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Lehrkräften und Eltern. Alle Standorte arbeiten nun mit derselben Systematik, Bestellungen lassen sich auch bei Quereinstiegen oder Nachbestellungen problemlos verwalten.
Dagmar Sorgatz, Geschäftsführende Vorständin des Heisenberg-Gymnasiums, resümiert:
„Mit der neuen Möglichkeit, Schulbücher und Taschenrechner, Starterhefte oder iPad-Lizenzen per App zu bestellen, die Bestellungen transparent zu verwalten und die Kosten einheitlich einzuziehen, sparen wir richtig viel Zeit und minimieren Fehler.“
Zum vollständigen Referenzbericht
Im Bericht erfahren Sie, wie eine praxisnahe, skalierbare Lösung für die Schulbedarfsverwaltung entstanden ist – digital, sicher und wartungsarm umgesetzt mit Microsoft-Technologien.
