In komplexen Projekten, insbesondere in stark regulierten und dynamischen Branchen wie dem Bauwesen oder dem Einzelhandel, stellt die Verteilung von Plänen und Informationen an verschiedene Akteure eine erhebliche Herausforderung dar. Manuelle Prozesse, die auf Excel-Tabellen und E-Mails basieren, stoßen schnell an ihre Grenzen. Intransparenz, Zeitverlust und vermeidbare Fehler sind häufige Folgen. Genau hier setzt die innovative Lösung an, die in einem Kundenprojekt erfolgreich umgesetzt wurde: die vollständige Automatisierung der Planverteilung mit der Microsoft Power Platform – entwickelt und realisiert von den Consultants der AppSphere AG.

In der Ausgangssituation basierte die Verteilung wichtiger Projektinformationen bei unserem Kunden auf traditionellen, manuellen Methoden. Excel-Tabellen und E-Mails bildeten das Rückgrat des Verteilungsprozesses. Doch bei näherer Betrachtung traten mehrere Schwachstellen und Ineffizienzen zutage:

• Intransparenz: Eine zentrale Übersicht über den Verteilungsstatus fehlte. Informationen verblieben in den Postfächern einzelner Mitarbeiter, wodurch Wissenssilos entstanden.
• Zeitaufwand: Der manuelle Aufwand für die Verwaltung und Verteilung der Pläne war erheblich. Jede Verteilung erforderte das Erstellen und Versenden einzelner E-Mails, was zu Verzögerungen und Fehlern führte.
• Sicherheitsrisiken: Pläne, die per E-Mail versendet wurden, waren potenziell ungeschützt und konnten versehentlich an nicht autorisierte Personen weitergeleitet werden. Zudem führte die Versendung als E-Mail-Anhang zu einem erhöhten Datenaufkommen.

Es war offensichtlich: Eine effiziente, sichere und transparente Lösung, die diese Herausforderungen adressiert, war dringend notwendig.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die den gesamten Verteilungsprozess automatisiert und zentralisiert. Die Microsoft Power Platform bildete das Herzstück der Umsetzung und ermöglichte eine hocheffiziente und flexible Prozessdigitalisierung.

1. Zentrale Verwaltung mit PowerApps:
   Im Zentrum der Lösung steht eine speziell entwickelte PowerApp, die als zentrale Schnittstelle fungiert. Über ein benutzerfreundliches Eingabeformular erfassen die Nutzer alle relevanten Daten wie Projektübersicht, Planphasen und Empfängerkreise. Die PowerApp bietet eine klare Struktur, die sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen vollständig und korrekt eingegeben werden, wodurch die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert wird.
2. Strukturierte Datenablage mit SharePoint:
   SharePoint-Listen ersetzen die bisherigen Excel-Tabellen und bieten eine strukturierte, zentrale Ablage der Verteilungsinformationen. Pläne werden in einer projektbezogenen Struktur abgelegt und über Freigabe-Links zugänglich gemacht. Diese Links reduzieren das Datenvolumen und erhöhen die Sicherheit, da sie gezielt an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet werden können.
3. Automatisierung mit Power Automate:
   Die eigentliche Effizienzsteigerung liegt in der Automatisierung des Planverteilungsprozesses durch Power Automate. Drei zentrale Power Automate-Flows stellen sicher, dass die richtigen Pläne automatisch zur richtigen Zeit an die entsprechenden Empfänger gesendet werden. Der gesamte Prozess dauert nur noch 1-2 Minuten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Zudem wird der E-Mail-Verkehr optimiert, da pro Verteilung nur eine E-Mail versendet wird, was die Kommunikation übersichtlicher und effizienter macht.

• Effizienz: Die Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. Der Planverteilungsprozess, der zuvor manuell und fehleranfällig war, läuft jetzt deutlich schneller und effizienter. Die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, da die zeitaufwendigen, manuellen Arbeiten entfallen.
• Transparenz: Durch die zentrale Verwaltung und die automatisierten Prozesse behalten alle Beteiligten jederzeit den Überblick über den Status der Planverteilungen. Alle relevanten Informationen sind zentral abrufbar und nachvollziehbar, was die Zusammenarbeit und den Projektverlauf deutlich verbessert.
• Flexibilität: Die Lösung ist skalierbar und lässt sich mühelos an die spezifischen Anforderungen verschiedener Projekte und Branchen anpassen. Die eingesetzten Tools sind flexibel und können bei Bedarf erweitert oder angepasst werden, um zusätzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
• Sicherheit: Die integrierte Validierung der Empfänger in der PowerApp gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Pläne haben. So bleibt die Datenintegrität stets gewahrt, und sensible Informationen sind optimal geschützt.

Mit der Microsoft Power Platform wurde eine Lösung geschaffen, die den Verteilungsprozess grundlegend verbessert und dabei Transparenz, Effizienz und Sicherheit auf ein neues Niveau hebt. Diese Form der Prozessdigitalisierung zeigt eindrucksvoll, wie moderne Technologien die Projektkoordination revolutionieren können. Die eingesetzten Tools und Automatisierungen haben die Qualität der Informationsverteilung verbessert und dazu beigetragen, dass Projekte schneller und reibungsloser ablaufen.

Wenn Sie ebenfalls Ihre Prozesse optimieren und von den Vorteilen der Automatisierung profitieren möchten, nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf für ein kostenloses Erstgespräch oder eine Demo der Lösung.