Am 7. Dezember 2023 fand die Letzte AppSphere Online-Session des Jahres 2023 statt. Das Thema war „Strategien für den Erfolg – 6 Phasen der Toolbändigung als Pfeiler für Effizienz und Produktivität“. Das Webinar richtete sich an alle, die eine Vielzahl von Tools und Anwendungen in ihrer Unternehmenslandschaft managen und optimieren wollen. Der Referent war Stephen Kunstmann, Principal Consultant bei der AppSphere AG, der über 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen IT-Management, Digitalisierung und Transformation mitbringt.

In diesem Blogpost wird ein kurzer Überblick über das Webinar gegeben und die wichtigsten Inhalte und Erkenntnisse geteilt. Die Videoaufzeichnung des ganzen Webinars ist hier zu finden:

Die Moderatorin des Webinars, Conny Fautz, hieß die Teilnehmenden willkommen und stellte den Referenten Stephen Kunstmann vor. Sie lud die Teilnehmenden ein, jederzeit Fragen oder Kommentare in den Chat zu schreiben, die am Ende des Webinars beantwortet werden würden.

Der Vortrag von Stephen stellte das Modell der 6 Phasen der Toolbändigung vor, das auf dem Golden Circle basiert, ein Konzept, das von Simon Sinek entwickelt wurde, um die Frage nach dem Warum, dem Wie und dem Was zu beantworten. Das Modell hilft, die Tools und Anwendungen in der Unternehmenslandschaft zu managen und zu optimieren. Jede Phase wurde im Detail erläutert und mit Beispielen veranschaulicht.

Bevor er in die sechs Phasen einstieg, wollte er in einer Umfrage von den Teilnehmenden wissen, wie sie  ihre Tool-Landschaft im Griff haben (Gar nicht, Eher schlecht, Geht so, Gut, Sehr gut). Die Mehrheit der Teilnehmenden bewertete sich im oberen Drittel, was für Stephen sehr positiv aussah und ebenso auf die Session einstimmte.

• Phase 1 – Status Quo: Diese Phase ermittelt den aktuellen Zustand der Unternehmenslandschaft. Es werden alle Tools und Anwendungen identifiziert und Informationen über ihre Funktionen, Lizenzen, Kosten, Nutzer:innen, Schnittstellen, Sicherheitsrisiken und vieles mehr gesammelt. Es wird auch mögliche Schatten-IT erkannt, also Tools und Anwendungen, die ohne Autorisierung im Einsatz sind.

Nach dieser Phase führte der Stephen eine zweite Umfrage durch, die fragte, wie viele Cloud-Dienste bei den Teilnehmenden womöglich im Einsatz sind, die nicht autorisiert sind (1-2, 6-10, 11-15, 16-20, mehr als 20). Das Ergebnis zeigte, dass die Teilnehmenden im Durchschnitt einen niedrigen zweistelligen Bereich angaben, was auf ein doch vorhandenes Potenzial für Schatten-IT hinweist.

• Phase 2 – Mindset: Das Warum der Arbeit. Es wird die Kultur und die Motivation verstanden. Es werden die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer:innen und Fachabteilungen erfasst. Es werden die Vision, die Ziele und die Anforderungen definiert.

• Phase 3 – Skillset: In dieser Phase wird das Wie der Arbeit armittelt. Es werden die Fähigkeiten und die Methoden analysiert. Es werden die Prozesse in blaue und rote Prozesse kategorisiert, je nachdem, wie gut sie steuerbar und automatisierbar sind. Es werden die Quellen und die Wissensdatenbanken genutzt, um Daten und Informationen zu gewinnen.

• Phase 4 – Toolset: Diese Phase ermittelt das Was und das Womit der Arbeit. Es werden die Tools und Anwendungen ausgewählt, die optimal unterstützen. Es werden Design-Prinzipien als Entscheidungsgrundlage verwendet, um die beste Lösung für die Anforderungen zu finden. Es wird eine Gesamtliste aller Dienste mit allen Informationen erstellt.

• Phase 5 – Technologie-Zielbild: Diese Phase erstellt das Technologie-Zielbild, das beschreibt, wie die zukünftige Unternehmenslandschaft aussehen soll. Das Technologie-Zielbild basiert auf dem Mindset, dem Skillset und dem Toolset. Es ist die Vision, die in die Realität umgesetzt werden soll.

• Phase 6 – Roadmap und Change-Management: Diese Phase entwickelt die Roadmap und das Change-Management, die beschreiben, wie das Technologie-Zielbild erreicht werden soll. Die Roadmap legt fest, welche Maßnahmen, Ressourcen, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten dafür benötigt werden. Das Change-Management begleitet und gestaltet die Veränderungen, die durch die Toolbändigung entstehen. Es umfasst sowohl das Projektmanagement als auch die Organisationsentwicklung und die systemische Lösungsorientierung. Dabei werden Modelle wie TRINITY oder ADKAR verwendet, um die verschiedenen Phasen und Aspekte des Wandels zu berücksichtigen.

Am Ende von Phase 6 und damit am Ende des Vortrags, startete der Referent nochmals eine Umfrage: Wer bei den Teilnehmenden für das Change-Management zuständig ist (Projektleiter, Eigene Abteilung/Team, HR/Personal, IT, Alle). Das Ergebnis war zu 100% die eigene Abteilung, das eigene Team. Stephen Kunstmann hatte erwartet, dass auch manche Antworten, dass die HR/Personalabteilung dafür zuständig wäre.

Die Fragerunde war der letzte Teil des Webinars, in dem Stephen Kunstmann die Fragen und Kommentare aus dem Chat beantwortete. Er bedankte sich bei den Teilnehmenden für ihr Interesse und ihre Beteiligung und sagte, dass er sich über das Feedback freuen würde. Er sagte auch, dass er gerne weitere Fragen per E-Mail oder Telefon beantworten würde, wenn die Zeit nicht ausreichen würde.

Es gab zwei Fragen aus dem Publikum, die der Referent beantwortete. Die erste Frage lautete: Was ist der Unterschied zwischen Change-Management und digitaler Transformation? Die Antwort war, dass die digitale Transformation übergeordnet ist und die gesamte Betrachtung aller drei Bausteine „Change-Management, Organisationsentwicklung und systemische Lösungsorientierung“ umfasst. Das Change-Management ist ein Ausschnitt, der eher einen Projektcharakter hat. Mehrere Change-Projekte können parallel innerhalb einer gesamten Transformation laufen. Die zweite Frage lautete: Wieso fangen Sie beim „Warum“ an und nicht beim „Womit“? Entscheidungen sind doch oft schon getroffen? Die Antwort war, dass es wichtig ist, zuerst das Warum zu beantworten, um das richtige Tool zu finden und einzusetzen. Wenn Entscheidungen nur auf Tool-Ebene getroffen werden, besteht die Gefahr der „selbsterfüllenden Prophezeiung“, aber nicht berücksichtigt wird, was die Organisation braucht. Das Warum und das Wie haben mehr Historie und sind länger valide. Das Toolset darf austauschbar bleiben.

Das Webinar war eine informative und unterhaltsame Veranstaltung, die den Teilnehmenden wertvolle Informationen und Anregungen zum Thema Toolbändigung vermittelte. Das Modell der 6 Phasen der Toolbändigung wurde anschaulich und praxisnah vorgestellt und mit Umfragen und Fragen aus dem Publikum ergänzt. Die Teilnehmenden zeigten ein hohes Interesse und eine hohe Motivation, ihre Tools und Anwendungen in ihrer Unternehmenslandschaft zu managen und zu optimieren. Dieser Blogpost hat einen kurzen Überblick über das Webinar gegeben und die wichtigsten Inhalte und Erkenntnisse geteilt. Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, schreiben Sie sie gerne in die Kommentare

Frederik Proß ist Senior Online Marketing Manager mit über einem Jahrzehnt Erfahrung im digitalen Marketing, unter anderem den Bereichen Digitalisierung, Verlagswesen, Events und Messen. Hier schreibt er über Events, aktuelle Markttrends, die Lösungsplattform TRINITY und weitere Themen rund um die AppSphere AG.