
Eine AppSphere Success Story Technologische Innovation und innovative Arbeitsmethoden
Wie die Einführung von Microsoft 365 im Bistum Trier eine sichere, effiziente und einheitliche Zusammenarbeit unterstützt.
Ausgangssituation Vereinheitlichung und Modernisierung der Arbeitsumgebung
Das Bistum Trier beschäftigt in Summe rund 3.500 hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in knapp 170 verschiedenen Berufen, die – über zwei Bundesländer verteilt – vor Ort oder hybrid miteinander arbeiten. Unsere gesamte IT-Landschaft ist organisch gewachsen und war geprägt von vielen lokalen, teilweise veralteten Lösungen, die zudem nicht immer miteinander verbunden waren.
In verschiedenen Teilorganisationen des Bistums – darunter im Bischöflichen Generalvikariat, den Kirchengemeinden, pastoralen Räumen usw. – waren Google Workspace und die lokal gehostete Groupware Kopano im Einsatz, was zu Reibungsverlusten in der Kommunikation und Kollaboration führte. Insgesamt mangelte es an einer nahtlosen Zusammenarbeit und – aufgrund der geringen Vereinbarkeit der unterschiedlichen Systeme – am Informationsaustausch untereinander. Auch mobile Endgeräte wurden unterschiedlich stark genutzt.
Das Ziel war es, eine sichere, effiziente und funktionierende übergreifende Zusammenarbeit für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, inklusive Erweiterungsoption für Ehrenamtliche, zu ermöglichen
Wir wollten also eine umfassende Digitalisierung aller Arbeitsplätze, Doppelstrukturen abbauen, eine Standardisierung der IT-Arbeitsplätze (Notebook und externer Monitor) erzielen und eine zentralisierte Verwaltung von Benutzern sowie Endgeräten ermöglichen. Soweit möglich sollten alte IT-Systeme abgelöst und gleichzeitig eine ortsunabhängige, sichere und datenschutzkonforme Zusammenarbeit mit modernen Arbeitsgeräten gewährleistet werden. Dieses Ziel haben wir gemeinsam mit AppSphere verfolgt.
Herausforderung Mehr als nur ein Upgrade – Die komplexe Transformation der IT-Landschaft
Das Migrationsprojekt erfolgte im Kern über einen Zeitraum von fünf Monaten und folgte einer Pilotphase mit 100 Nutzerinnen und Nutzern.
Die Planung und Steuerung der Migration erfolgte durch eine zentrale Benutzerübersicht, die alle Konten und Funktionspostfächer entsprechend ihrer Google Workspace- und/oder Kopano-Lizenzen enthielt und diese den Migrationsgruppen zuordnete.
Die Cloud-Anbindung der lokalen Identitätsverwaltung wurde mit Microsoft Azure Active Directory in einer Hybridumgebung verknüpft. Dadurch konnte der Microsoft 365 Tenant inklusive seiner Services – darunter auch Microsoft Teams – unter Berücksichtigung grundlegender Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen gemäß dem kirchlichen Datenschutzgesetz eingerichtet werden. Diese wurden durch ein Identitäts- und Zugriffsmanagement mit Multi-Faktor-Authentifizierung und Conditional Access komplettiert.
Im Zuge der neuen Endgerätestrategie wurde das Google Mobile Device Management durch die Einführung von Microsoft Intune ersetzt, neue Notebooks über Windows Autopilot bereitgestellt.
Die Migration der Benutzerdateien erfolgte soweit möglich automatisiert mit dem Migrationsassistenten AvePoint Fly.
Gezielte Kommunikationsmaßnahmen informierten alle Benutzenden transparent über die Migration. Über 20 Wochen hinweg wurden täglich virtuelle Gruppentrainings mit Grundlagen zur Microsoft 365 Suite durchgeführt, ergänzt durch die Lernplattform Soluzione42 sowie Vertiefungsschulungen.
In der abschließenden Projektphase wurden Fachanwendungen und Spezialsoftware über Microsoft Intune bereitgestellt. Ein „Softwarekiosk“ ermöglicht den Mitarbeitenden nun den eigenständigen Download benötigter Software für individuelle Arbeitsanforderungen. In einem Vertiefungsprojekt werden unter Begleitung die Daten von lokalen Fileservern strukturiert nach OneDrive und Microsoft Teams überführt.
Lösung Einführung von Microsoft 365, Optimierung von Abläufen und Begleitung der Mitarbeitenden
Nach der Grundsatzentscheidung des Bischöflichen Generalvikars Dr. von Plettenberg, Microsoft 365 als Basissystem für den Standard-IT-Arbeitsplatz einzuführen, war es Aufgabe des Projekts, die Einstellungen der Komplettlösung mit Office-Anwendungen, intelligenten Clouddiensten und erstklassiger Sicherheit auf die Bedarfe des Bistums hin vorzunehmen und die Einführung des Systems inkl. Ablösung der bestehenden Systeme Kopano und Google Workspace zu planen.
Ein Umstellungsprojekt dieser Art benötigt besonderes Augenmerk auf ganzheitlicher Ebene – technologisch, organisatorisch und prozessual sowie menschlich und kulturell. Die Technologie zu vereinheitlichen und auf den neuesten Stand zu bringen funktioniert dann am besten, wenn die Menschen von Anfang an miteinbezogen werden – Unsicherheiten ernst genommen und bestmöglich aufgelöst werden können. Dazu gehört es auch, Abläufe zu optimieren. In Summe wird so der Nutzen erlebbar, Freude am Neuen entsteht. Und natürlich gilt es, Herausforderungen zu meistern – vier wesentliche im Fall des Bistums Trier waren:
- Vor der Umstellung auf Microsoft 365 war es wichtig, dass alle Nutzerinnen und Nutzer ihre neuen Standardendgeräte in Betrieb nahmen und die Multi-Faktor-Authentifizierung eigenständig einrichteten, was in Bereichen mit begrenzter Bandbreite und Internetverbindungsproblemen etliche Herausforderungen mit sich brachte und Supportaufwand produzierte.
- Die Einführung von Microsoft 365 hatte Auswirkungen auf alle Teilorganisationen des Bistums. Die unterschiedlichen Berufsgruppen und Organisationseinheiten verfügten über unterschiedliche Praktiken und Erfahrungen in der Nutzung digitaler Tools sowie digitaler oder hybrider Zusammenarbeit. Dem musste Rechnung getragen werden durch Schulungs- und weiteren Unterstützungsmaßnahmen.
- Neben der technologischen Transformation erfolgten Änderungen in Aufbau- und Ablauforganisation verschiedener Organisationseinheiten des Bistums, um Strukturen und Prozesse effizienter und zielgerichteter zu gestalten. Dies hatte entsprechende (u. a. terminliche & organisatorische) Wechselwirkungen mit dem Projekt.
- Die vorhandene, dezentrale IT-Landschaft wies keine einheitlichen Sicherheitsstrukturen und Datenschutzrichtlinien auf. Riskant war die Möglichkeit des Datenaustauschs über private E-Mail-Adressen oder USBWechseldatenträgern, unvollständig genutzte Identitätsverwaltung und die Nutzung privater Hardware.
Trinity als Lösung Ihr Weg zur erfolgreich digital transformierten Organisation
- Analyse und Bewertung der Ist Situation
- Gemeinsame Entwicklung des Zielbilds
- Erstellung der Roadmap
- Individuelle Umsetzung der Module

Hier den CPT „Case Studies“ einbinden statt den News Hier erscheinen später drei weitere Case Studies (NEWS SIND NUR PLATZHALTER)

AppSphere beim KVI Kongress 2025: KI und Digitalisierung im kirchlichen Umfeld
it der Auftaktveranstaltung am 4. und 5. Juni in Mainz ist der KVI Kongress 2025 in seine Jubiläumsausgabe gestartet. Unter dem Motto „Moderne Verwaltungen – Von der Vision zur Realität“ kamen Fach- und Führungskräfte aus Kirche, Sozialwirtschaft und Verwaltung zusammen.