Erfolgsgeschichte Heisenberg-Gymnasium

Effizient organisiert – digital bestellt Schulbücher und IT-Ausstattung per Mausklick

Das Heisenberg-Gymnasium mit drei Standorten in Karlsruhe, Ettlingen und Bruchsal verwaltet zahlreiche Bestellungen für Schulbücher, Materialien und IT-Ausstattung. Ziel war es, einen vollständig digitalen, automatisierten Bestellprozess zu etablieren – mit geringem Verwaltungsaufwand, klarer Datenstruktur und einfacher Nutzerführung.

Das Projekt auf einen Blick

Ausgangslage

Der Bestellprozess war bis dahin papierbasiert, fehleranfällig und wenig transparent. Excel-Formulare, manuelle Abrechnungen und viele Einzelschritte führten zu hohem Aufwand und unnötigen Fehlern.

Projektablauf

Zum Projektstart wurden in einem Workshop mit Schulleitung, IT und Verwaltung die Anforderungen analysiert. In mehreren Abstimmungsrunden entstand eine Lösung, die exakt zum Schulalltag passt.

Ergebnis

Über eine Power App werden Bestellungen digital erfasst. Daten fließen zentral in SharePoint, Auswertungen laufen über Power BI, die Abrechnung erfolgt automatisiert.

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Dagmar Sorgatz

Geschäftsführende Vorständin, Heisenberg Gymnasium e.V.

"Mit der neuen Möglichkeit, Schulbücher und Taschenrechner, Starterhefte oder iPad-Lizenzen per App zu bestellen, die Bestellungen transparent zu verwalten und die Kosten einheitlich einzuziehen, sparen wir richtig viel Zeit und minimieren Fehler. Alles läuft jetzt viel effizienter – ein echter Vorteil für Schüler:innen, Lehrer:innen und für unsere Verwaltung.“

Digitale Bestellungen mit System Einfach bestellen, unkompliziert verwalten

Über die Power App geben Eltern und Schüler:innen ihre Bestellungen bequem online ab. Auch Nachmeldungen oder Sonderfälle sind einfach abbildbar. Im Hintergrund sorgt eine zentrale SharePoint-Datenbank für strukturierte Erfassung und Wiederverwendbarkeit der Daten über Schuljahre hinweg. Die Prozesse sind standortübergreifend vereinheitlicht und transparent.

Transparenz durch Power BI Von der Bestellung bis zur Abrechnung

Ein zentrales Power BI-Dashboard liefert der Verwaltung jederzeit aktuelle Einblicke: Bestellstatus je Klasse, konsolidierte Bedarfslisten für Buchhandlungen und Exportfunktionen für die Abrechnung. Die Daten werden automatisiert an das Buchhaltungssystem übergeben – das spart Zeit, verhindert Fehler und ermöglicht datengestützte Entscheidungen in kürzester Zeit.

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